業務の効率アップに役立つと言われているグループウェアですが、システムに関する理解不足のためにそのメリットを感じることができないケースがあります。

また、導入・運営に際してはコストがかかりますので、グループウェアの選定は慎重に行いたいものです。

そこで、グループウェアの機能や役割を説明するとともに、そのメリットとデメリットを解説します。両者をしっかりと理解して業務の効率化に役立ててください。

グループウェア導入のメリット

グループウェア導入のメリット1つ目は、社員間でのコミュニケーションが向上することです。グループウェアの機能にはメールやチャット、回覧板、掲示板などのコミュニケーションツールがそろっています。これらを使い分けることによって情報共有や意見交換が容易になります。

2つ目は、ペーパーレス化による業務の効率アップです。決済や経費申請、勤怠申請など、申請に関する業務は大量の書類を生み出します。物理的にかさばる申請書が溜まると処理に時間がかかるだけでなく、承認者が複数の場合は1人が承認した申請書を次の承認者に渡すという手間も発生します。

申請処理一連をシステム上で行うことができれば紙媒体の書類を扱う必要はなくなり、承認作業の可視化によって一連の作業も楽に行えます。

3つ目のメリットは時間と経費の有効活用です。
web会議の機能は、離れた事業所にいる社員をweb上で集めることができます。ひとつの場所に集まって会議を行うと会場に行く経費と時間がかかります。

移動距離が長ければ出張会議でその日が終わることも珍しくありません。つまり、時間とコストのカットを実現して業務効率化につながる、これがグループウェアの大きなメリットと言えるでしょう。

グループウェア導入のデメリット

グループウェア導入のデメリットは、ベンダーが提供している製品が多いために選定に迷いが生じてしまうことです。 選択肢の多さは一見良いことのように思えますが、それだけ製品について精通していないと判断に迷うということでもあります。製品を提供しているベンダーが海外企業なのか日本企業なのかでも、グループウェアの機能に特徴的な違いが見られます。

たとえば、海外ベンダーの製品にはweb会議やドキュメント作成などの機能がついていますが、 回覧やワークフロー機能などは付いていないケースが多く見られます。ほぼすべての機能を網羅している製品を 選んだとしても、企業の業務形態に合っていなければ使いきれません。

例えば、小規模の企業で本社以外に事務所がないのであれば、web会議機能の必要性は低くなるでしょう。 また、ITに関する知識がない社員が多い場合は、操作が難しいと社内に浸透せず導入したのに使われないというケースも出てきてしまいますので、現在使用しているシステムとの整合性が大切です。

グループウェアの導入で得られたメリットは?

グループウェアのメリットはどこにあるのか、実際に導入されている企業で働く人たちに聞いてみました。

★業務がスムーズに!効率アップがメリット

・施設予約や設備予約がスムーズになった。(40代/女性/正社員)

・相手の席が離れているので、今、席にいるのかを判断するのに役立つ。(40代/男性/派遣社員)

・スケジュールの情報すむ共有ができるようになった。また、外からも入力できるので、急な連絡できるようになった。(40代/女性/正社員)

・情報の共有化としては、以前の口頭や書面での連絡に比べると短時間であっという間に伝わるというメリットがある反面、少数ではあるがコンピュータに弱く、さらには情報共有や危機管理に対しての考え方が希薄で、何度話しても社内メールや回覧板・掲示板などを見る習慣ができていない人がおり、困っている。(50代/男性/公務員)

・普段、関連の無い部署の従業員同士のコミュニケーションが円滑になりました。(40代/男性/個人事業主・フリーランス)

【質問】グループウェアを導入してどのようなメリットを得られましたか?

【調査結果】フリー回答

調査地域:全国
調査対象:【年齢】20 - 29 30 - 39 40 - 49 50 - 59 60 【職業】個人事業主 公務員 正社員 派遣社員 経営者
調査期間:2017年06月07日~2017年06月14日
有効回答数:117サンプル

グループウェアのメリットを実際に感じている人がとても多いことがわかりました。社員同士の動向を把握することで、業務がスムーズに進んでいるようですね。導入前は、些細な業務の手間がスムーズな業務進行を妨げていたと言えそうです。

導入するにはクラウド型?オンプレミス型?

グループウェア導入の際はクラウド型とオンプレミス型のどちらにするかも大切な選定事項です。オンプレミスはクラウドの技術が浸透する前の主流で、オンプレミス型グループウェアは社内ネットワークを使うのが特徴です。

オンプレミス型のメリットは、まずセキュリティの安全性が高いこと。 社内ネットワークなので情報漏えいなどのリスクはクラウドより低いです。 ネットワークを自社で構築しているためカスタマイズが自由にできるのもメリットでしょう。 ただし、その分だけ初期費用や運用コストが高く、自社でシステムメンテナンスを行わなければならないのが デメリットです。

対してクラウド型は自社でシステム構築する必要がないので、初期費用はほぼかかりません。 また、導入までの期間が短いのもメリットのひとつです。加えて運用コストが安く、 インターネットを利用できる環境であればどこでも使える点も便利です。 事業所が遠隔地にある場合は特に、オンプレミス型よりクラウド型のほうがメリットを享受できるでしょう。

その反面、デメリットとしてはセキュリティに対する安全性がオンプレミス型より低い点です。 システムに不具合が出ればベンダー依存になり、復旧するまで待たなくてはならないという欠点もあります。

まとめ

グループウェアはシステム上のデメリットはありますが、それに勝るメリットが存在します。 今回取り挙げたデメリットはグループウェアに対する知識を深めることによって回避できるものです。

何より、グループウェアを導入することで得られる業務効率化、ペーパーレス化、時間の有効活用は企業にさまざまな利益をもたらします。複数のグループウェアを比較するのと同時に、現場の需要を把握して、業務にあった製品を導入しましょう。

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