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グループウェアとは?導入のポイントや主要サービスの比較について解説

著者: 情シスマン
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業務の効率アップに役立つと言われているグループウェアは、多くの企業で導入され活用が広がっています。
だからといってやみくもに導入してしまうと、「うまく使いこなせずお金の無駄になってしまっている…」「逆に業務効率が落ちてしまっている…」なんてことも。無駄な人的・金銭的コストが発生しないよう、グループウェアの選定は慎重に行いたいものです。
そこで、本記事ではグループウェアの機能や役割を説明するとともに、そのメリットや導入のポイントを解説し、主要グループウェアサービスの比較を行います。それぞれしっかりと理解して業務の効率化に役立ててください。

グループウェアとは

グループウェアとは、企業内での業務や作業をスムーズにするためのソフトウェアです。従業員のスケジュールやタスク管理、社内外の情報共有といった様々な業務を円滑かつ効率的に行うツールです。

従来は企業内のサーバーやクライアントにインストールして利用するオンプレミス型・パッケージ型のグループウェアが主流でしたが、IT技術の進化に伴いクラウド型のグループウェアが台頭しました。オンプレミス型・パッケージ型と比べて初期費用がかからず、導入までの時間も短いことから、今では多くの企業がクラウド型のグループウェアを利用するようになりました。

さまざまなITベンダーがグループウェアサービスを提供しているため、導入の際にはどの機能が必要なのか自社のニーズをきちんと把握したうえで選ぶことが肝心です。

グループウェアの歴史

1960年代、ハイパーテキストを開発したダグラス・エンゲルバートが「NLS(oN-Line System)」という世界初のコンピュータオンラインシステムを開発し、後にこれがグループウェアの原型といわれるようになります。1996年、IBMが「Lotus Notes」というグループウェアを発表し、これを皮切りにグループウェアは急速に普及しました。

2000年代に入り、PCの普及とともに日本でもグループウェアが広まりました。当時はネットワーク環境が徐々に整備されてきたとはいえ、オンプレミス型が主流でした。そのため、グループウェア導入のためのサーバー購入には莫大な初期コストがかかっていました。また、グループウェア自体も高価だったことから導入が難しいケースもあり、 ブームは終わりを迎えます。海外製のオンプレミス型・パッケージ型グループウェアは、2000年代前半には下火になったのです。

グループウェアが日本で再び脚光を浴びるようになったのは、2000年代後半に入ってからです。 それまではオンプレミス型・パッケージ型のグループウェアといえば海外製品が主流でしたが、この時期を境に国内企業の製品も台頭し始めます。 海外の主力製品はカスタマイズ性が高かった反面、プログラミングの技術を必要とし、時間と労力がかかってしまうというデメリットがありました。そこで登場したのが、日本企業であるサイボウズのグループウェアです。サイボウズのグループウェアは導入までの時間やコストがかからないうえに、ITに関する専門知識がなくても操作できる手軽さが支持を得て、国内の中小企業を中心に広がりを見せました。

その後スマートフォンやタブレットが登場し、いまやグループウェアのモバイル対応は当たり前となりました。社内はもちろん、出張先や別の事業所にいても業務や情報共有、意見交換などができるようになったのです。

現在は海外製か日本製かにかかわらず、自社の業務形態やニーズに合ったグループウェアを選ぶことが重要となっています。

グループウェアの基本機能8つ

グループウェアの機能は提供するベンダーによってさまざまな違いがあります。ここでは多くのグループウェアに含まれている基本的な8つの機能を紹介します。

メール

メール機能は通常の送受信はもちろん、送信したいファイルを一括添付できたり、メールを自動振り分けしたりなどの機能がついています。メールアカウントの共有も可能なので、部署を代表して他部署や社外にメールを送受信できます。

掲示版

掲示板は部署やチーム内で連絡事項を通知・閲覧するための機能です。部署やチームごとにカテゴリーを設定できる他、通知する人のアクセス権限設定なども可能です。全社通知はもちろん、情報を伝達したい部署の範囲を限定することもできます。

社内ポータルサイト

社内ポータルサイトは業務ツールや特定のファイルへのリンクを1か所に集約するための機能です。昨今は複数の業務ツールを利用することが当たり前になっていますが、社内ポータルサイトを設けることで、ユーザーはストレスなく各業務ツール・ファイルにアクセスできます。

グループチャット

グループチャットは複数人で同時に会話のやり取りができるツールです。1対1でのやり取りからメンバーを限定したグループ単位でのチャットまでが可能で、外出中でも社内のメンバーとリアルタイムで会話をすることができます。
同じグループウェアを導入していれば、社外の取引先ともチャットでのやり取りが可能になり、メールよりも迅速で手軽な連絡手段として活用されています。

施設管理

施設管理は施設や設備などをスムーズに共有するための管理機能です。会議室や社用車、その他の共有設備など、どの部署の誰が使う予定なのかを把握でき、ダブルブッキングなどの心配なくスケジュールを組むことができます。

スケジュール管理

スケジュール管理は社員間の予定がすぐにわかる共有機能です。部署やチーム内でスケジュールを共有することで不在状況や空き時間の確認ができます。

ワークフロー

ワークフローはこれまで作成に時間がかかっていた申請書を簡単に作ることができる他、承認もクリックひとつで簡単に行えます。どの申請書が届くのか、誰が承認したのかなども確認でき、モバイル対応していれば出先にいてもクリックひとつで承認可能です。多くの場合、代理承認機能もついています。

ファイル共有

ファイル共有機能は、データを格納し共有することができる機能です。格納したフォルダやファイルごとに閲覧の権限を付与したり、取引先へのデータ共有を安全にするために活用したりなど、現代にはなくてはならない機能の一つと言えるでしょう。

そのほかにも、Web会議ツールや安否確認機能などの様々な機能がついているグループウェアが多数登場しており、働き方改革が進む現代にはなくてはならないサービスとなっています。

グループウェアとワークフローの違いは?

よく混同されがちなグループウェアとワークフローですが、両者の違いを理解することで、自社に必要な機能やサービスを把握することができます。社内業務の効率化を図るため、違いを正しく理解しましょう。

ワークフローとは?機能と特徴

ワークフローとは、業務内における申請から承認・決裁までの流れを効率化・明確化するための仕組みです。
経費精算や稟議書、各種契約書などを申請する、或いは承認する業務を効率化できます。また、ワークフローは各種書類の電子化・ペーパーレス化にも寄与し、これまでかかっていた莫大な手間と時間を省くことが可能です。

どのような申請が出ているかは、検索・閲覧機能を使うことですぐに調べることができ、承認もシステム上で簡単に行うことができます。承認者が複数いる場合は、ひとりが承認すれば次に進めたり、逆にすべての人が承認しないと次に進むことができなかったりと、柔軟な設定が可能なサービスも多いです。

申請一覧や承認待ち一覧、承認履歴などカテゴリーごとに検索・閲覧ができるサービスであれば、承認漏れや滞留している申請の確認も一目瞭然です。

紙媒体での申請作業が一般的な企業では、さまざまな問題が見られます。たとえば、大量の申請書が机の上で山積みになる、誰のところで滞留しているかわからなくなるなど、手続きに時間がかかることもしばしばあります。

承認状況をビジュラアライズすることで業務の流れも明確に把握できるため、内部統制の観点からも効果的といえます。

グループウェアとワークフローの違いや導入時の注意点

グループウェアとワークフローは、両者とも業務の効率化・可視化という点では共通しています。 両者の違いは、グループウェアが業務の可視化による効率化を目指しているのに対し、ワークフローは申請業務の可視化・効率化による内部統制の強化を目指しているところにあります。
まずは自社の課題がどこにあるかを正確に捉え、何を重視すべきかを考えましょう。

上述の通り、グループウェアの一機能としてワークフローが組み込まれているケースもありますが、 その場合は基本的な機能のみであることがほとんどです。もし内部統制の強化が課題であるなら、 ワークフロー専用のサービスを選んだほうが使える機能の自由度は高まります。

グループウェア導入のメリット

グループウェア導入のメリットは業務効率の改善を図れることです。ここではどのような業務効率改善が期待できるのかを紹介します。

社員間でのコミュニケーションが向上する

グループウェアの機能にはメールやチャット、掲示板などのコミュニケーションツールがそろっています。これらを使い分けることによって情報共有や意見交換が容易になります。
情報共有がスムーズになることで、コミュニケーションが円滑になり、それまでかけていた工数(例えばチャットで済むような話題をメールでやりとりしており時間がかかっていた…)が削減されるといったメリットが生まれます。

ペーパーレス化による業務の効率アップ

決裁や経費申請、勤怠申請など、申請に関する業務は大量の書類を生み出します。物理的にかさばる申請書が溜まると処理に時間がかかるだけでなく、承認者が複数の場合は1人が承認した申請書を次の承認者に手渡しするという手間も発生します。

申請をシステム上で行うことができれば紙媒体の書類を扱う必要はなくなり、承認作業の可視化によって一連の作業も楽に行えます。

時間と経費を有効的に活用できる

近年、グループウェアの主要機能のひとつといっても過言ではなくなっているWeb会議の機能は、離れた事業所にいる社員をweb上で集めることができます。
ひとつの場所に集まって会議を行うと会場に行く経費と時間がかかります。移動距離が長ければ出張会議でその日が終わることも珍しくありません。つまり、時間とコストのカットを実現して業務効率化につながる、これがグループウェアの大きなメリットと言えるでしょう。

マルチデバイス対応でいつでもどこでもアクセス可能に

多くのグループウェアはマルチデバイス対応となっており、スマホでもPCでも、いつでもどこでもアクセスすることが可能です。
外出先でも、在宅勤務中でも、リアルタイムにコミュニケーションやワークフロー対応をすることができるのは大きなメリットです。

グループウェア導入の注意点とは

便利なグループウェアですが、やみくもに導入してしまうと活用できず無駄なコストで終わってしまいます。
ここでは導入時に注意したい点についてまとめていきます。

現状の課題や導入目的から必要機能を考えよう

まずは現状の業務の課題を整理し、グループウェア導入でどういった成果を得る必要があるのかを明確にしましょう。
導入の目的が明確でないと、多機能なグループウェアを使いきれず、課題解決につながらなくなってしまいます。
課題や目的が明確になったら、それぞれに優先順位をつけます。どの課題解決が重要なのかを明確にすることで優先すべき機能がわかり、自社に合ったツールを選定できるようになるでしょう。

社内への浸透をしっかり行おう

導入したけど社員が使いこなせなかった、といったケースもあります。
実際にサービスを利用する従業員に対して、導入の必要性やメリット・デメリットについて周知することはもちろん、操作方法や社内での運用ルールなどを理解してもらうのも重要です。
無料のトライアルがあるサービスなどを利用すれば、事前に課題を見つけることもできます。
ビジネス版のLINEである「LINE WORKS」など、普段個人利用しており操作にある程度慣れているツールを導入するというのも一つの考えでしょう。

セキュリティ対策には注意を払おう

グループウェアはSaaS形式で提供されることが多く、サービスのセキュリティレベルは提供ベンダーのセキュリティレベルに依存します。セキュリティ対策がしっかりと行われているベンダーを選択することが必須です。
また、CASB(Cloud Access Security Broker)といったクラウドサービスの利用状況可視化、制御、管理ができるサービスを導入するなど、自社でも対策を講じることでセキュリティリスクを軽減することが可能です。

知っておきたい主要5グループウェアの特長

多くの企業で導入されている主要なグループウェアについてそれぞれ解説します。

Google Workspace

Google WorkspaceはGoogleが提供するグループウェアで、企業など組織向けのオンラインアプリケーションセットです。
GmailやGoogle Driveなど、個人でも使われることの多いGoogleサービスを内包しているため、既に操作に慣れている従業員が多いのが特徴です。
Google ドキュメントやGoogle スプレッドシート、Google スライドなど、オンライン上で利用できるOffice系サービスもあり、共同編集が可能でMicrosoftのOfficeアプリケーションとの互換性も高いため、このグループウェアだけでほとんどの業務をまかなえてしまう企業も多いでしょう。

LINE WORKS

日本人の約82%が使用していると言われる「LINE」のビジネス版ということもあり、多くの人がスムーズに利用できるグループウェアです。
普段利用しているLINEと同じ操作性でコミュニケーションを取ることができ、Driveやカレンダー、メール、ビデオ通話でのオンライン会議といった基本的なグループウェアの機能を有しています。
LINEとは異なる点として、法人利用を想定したセキュリティ対策が為されており、安心して使えることが特徴です。

Microsoft 365

Microsoft のクラウドサービスをひとつにまとめたグループウェアであり、何といっても多くの企業で利用されているOfficeアプリケーションとの連携が優れている点が特徴です。
Teamsという機能で、チャットや通話、Web会議を行い、Yammerといった社内SNSで情報共有をすることもできます。また、SharePointという機能を使えば、自由度の高い社内ポータルを作成することも可能です。
アップグレードや品質向上も常に行われており、セキュリティレベルも高いため、安心して利用することができます。

サイボウズ Office

日本の中小企業向けグループウェアの代表格といえばサイボウズ Officeです。累計の導入社数は70,000社以上と、多くの企業で導入されています。
日本向けに作られているため、日本的なワークフローやスケジュール共有、情報共有などがしやすいのが特徴です。
契約するプランによっては、日報や顧客台帳、商談管理など、目的に応じたテンプレートをカスタマイズして独自のアプリケーションを作ることができ、汎用性の高いツールでもあります。

Garoon

同じくサイボウズが提供しているグループウェアとして、Garoonがあります。
サイボウズ Officeが中小企業向けに提供されているのに対して、Garoonは中堅・大企業向けに提供されています。
基本的な機能は大きく違いませんが、従業員100名以上の企業を対象としているGaroonでは、管理の柔軟性が高まり、他のシステムとの連携が可能になっています。
カスタマイズ性が高いため、多くの部署や役職があるような企業で使いやすい設計になっていると言えるでしょう。

グループウェア名

特徴

こんなことがしたい会社向け

Google Workspace

世界トップシェアを誇る大容量のメーラー「Gmail」が使える。
メールアカウントからドキュメント作成やファイルストレージ、カレンダー、Web会議など他機能も紐づいて利用できるため、管理がスムーズ。

  • メール運用と保守をスムーズにしたい
  • 迷惑メール対策から解放されたい
  • シンプルに運用できる、大容量のオンラインストレージが欲しい

LINE WORKS

チャットアプリでおなじみのLINEのビジネス版。
見慣れているLINEのメッセンジャー機能はそのままに、アドレス帳管理やメール、スケジュール・ファイル共有などグループウェア機能を搭載。

  • チャットツールを入れたい(導入済みのグループウェアとの併用)
  • プライベートのLINEが業務使用されるのを防ぎたい(シャドーIT対策)
  • モバイルで業務連絡をすることが多い

Microsoft 365

MicrosoftのOffice製品が使えるクラウドサービス。
Excel、Word、PowerPointといった従来の基本的な機能だけでなく、ファイルの保管や共有、メール、スケジュール共有、チャット、Web会議など高品質なグループウェア機能を提供している。

  • 業務基盤がMicrosoft製品に依るところが多い(OfficeやActive Directoryなど)
  • ライセンスを柔軟に管理したい
  • 従来のOffice製品のアップデートやバージョン管理から解放されたい

サイボウズOffice

中堅・中小企業で高いシェアを占める日本生まれのグループウェア。ファイル管理やスケジュール共有だけでなく、掲示板やワークフロー、施設予約、タイムカードなど勤怠、業務管理に必要な機能がひと通り揃っている。

  • とにかく「グループウェア」を導入してみたい
  • 社内の情報共有を強化したい
  • 書類回覧などワークフロー業務の効率化を図りたい

Garoon

サイボウズ Officeの中堅・大企業向けサービス。
サイボウズ Officeの機能に加え、きめ細かいアクセス権の設定や組織に合わせた運用ができる拡張性がある。
多くの他のシステムとの連携も可能。

  • 100名以上でグループウェアを使いたい
  • 細かい管理や組織に合わせた運用をしたい
  • 他のシステムとの連携を行いたい

導入するにはクラウド型?オンプレミス型?それぞれの特徴を解説


グループウェア導入の際はクラウド型とオンプレミス型のどちらにするかも大切な選定事項です。ここではそれぞれのメリット・デメリットを解説します。

クラウド型のメリットは、自社でサーバーなどの利用環境を用意する必要がないため初期費用が抑えられ、導入までの期間も短い点、運用負荷が低い点、インターネットを利用できる環境であればどこでも使える点などが挙げられます。

デメリットとしては、比較的カスタマイズ性が低い点や、セキュリティ対策・リスク管理が提供ベンダーに依存する点などが挙げられます。。 特に後者については、例えばシステムに不具合が出た場合、ベンダーが復旧をするまで待たなくてはなりません。またどこでも使える分、適切な管理を行わなければ人的な情報漏えいのリスクは高まるでしょう。

対してオンプレミス型のメリットは、カスタマイズ性が高い製品が多い点や、サーバーやネットワークなどを自社で整備しなければならない分、自社に合ったセキュリティ対策・リスク管理を講じられる点などが挙げられます。

デメリットとしては、初期費用や運用負荷が高い点、利用環境の用意が必要な分、導入までの期間が長い点、社外での利用が制限される点などが挙げられます。特に運用負荷に関してはサーバーやネットワーク機器の管理も含まれるため、それを担える人材の確保も必要となります。但し、費用に関しては一概にオンプレミス型の方が高くなるとは言い切れません。初期費用こそかかりますが、長期的にみるとクラウド型に比べてライセンス費用が安く済むケースもあります(ボリュームライセンス等)。

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summaryまとめ

クラウド型が普及してきたことにより、ひと昔前と比べるとコストと労力の両面で、グループウェアの導入はハードルが下がっています。

まず検討すべきは、自社に必要なのはどのような機能を持った製品なのかであり、それを知るには社内で改善すべき業務は何なのかを探る必要があります。決して机上で判断せず、現場で実際に行われている業務内容に目を向けて検討をすることが、適切なグループウェア選びには必要不可欠です。

ぜひ自社に合った製品を選び、実際の業務に役立ててください。

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