失敗例に学ぶグループウェア！導入で注意したい4つのポイント！

グループウェアは社内業務の効率化に役立つソフトウェアです。グループウェアを有効に使うことで、 これまでかけてきた時間や手間を大幅に削減することができます。 しかし、導入しても成功する企業ばかりではなく、活かせず無駄になってしまったという企業もあるのです。

便利なツールでありながら、なぜ導入に失敗する企業が出てくるのか、今回はその要因を探るとともに グループウェアの導入に際して注意したいポイントを説明します。

1つ目のグループウェア導入失敗例はコストについてです。クラウド型のグループウェアは初期費用の安さが特徴ですが、必要以上に機能が高いと使い切れずにコストの無駄になってしまいます。

2つ目は、現場の声を反映させずに導入した場合、実際には使い勝手が悪く社員が使わなくなるケースです。どんなに優秀なグループウェアでも現場で使えなければ意味がなく、かえって非効率になってしまいます。

3つ目は、全社員にグループウェアの使用を浸透させることができなかったケースです。従来の業務方法に慣れているため、新しいシステムや機能に反発する社員が出てくることは十分考えられます。その際に、いかに説得して使用してもらえるようになるかがポイントになります。使い続けることによって得られるメリットをはっきりさせ伝えるようにしましょう。

グループウェアを導入した際に困ったことはあったか調査してみました。

★グループウェア導入にも苦労がある
調査の結果、グループウェア導入に際してさまざまな苦労があることがわかりました。

・全員に使用してもらうこと。個々人のスキルや環境によってなかなか使ってもらえないことも。私も面倒くさかった。（50代/女性/正社員）

・ユーザー情報の登録、設備情報の登録、運用面で誰が常にメンテナンスを行うのか。（40代/男性/正社員）

・グループウェアを導入しても使いにくいと使ってもらえなくなる問題があります。私の会社では、使いやすい仕様にするため職員にアンケートを取ったり、デモ的に使用感のテストをしたりしていました。（30代/男性/正社員）

・安全性が一番の課題だった。上層部は頭が固い人が多いので、どれだけ安全で便利なものかを説明するのに時間がかかった。（30代/女性/個人事業主・フリーランス）

【質問】グループウェアを導入する際にどのようなことが問題、またはネックになりましたか？

【調査結果】
フリー回答

調査地域：全国
調査対象：【年齢】20 - 29 30 - 39 40 - 49 50 - 59 60 【職業】個人事業主 公務員 正社員 派遣社員 経営者
調査期間：2017年06月07日～2017年06月14日
有効回答数：105サンプル

グループウェアを使い続けるためのコストや教育、管理面に対して触れている回答が多かったです。グループウェアを使っていくためには全社員が同じ方向を向く必要があるようですね。

グループウェアは便利ですが、導入するにあたって、何のために導入するのか目的をはっきりさせておく必要があります。また、導入することによってどのような結果をもたらしたいのかも重要です。

情報共有をスムーズにして作業の重複をなくす、メンバー内のコミュニケーションを円滑にして連絡漏れによるアクシデントを防ぐなど、グループウェア導入の目的とゴールを具体的に決めるようにしましょう。

グループウェアは業務の可視化が可能ですから、これまでの無駄な作業もひと目でわかります。もしグループウェア導入を渋る社員がいたとしても何のために導入するのか、その目的とゴールを社内で共有することで社員のモチベーションが上がり、導入後の利用率を上げることができるのではないでしょうか。

いくらグループウェアが便利であっても、初期費用と運用コストが売上に見合わなければ導入は難しいと言えます。オンプレミス型のグループウェアは初期費用が高額になりがちですし、初期費用の安いクラウド型でも製品の選定を間違えるとオプション機能を追加するなどして割高になる可能性があります。

オンプレミス型であれば導入の初期費用に100万円以上かかるケースがあるため、気軽に導入するわけにもいきません。使い勝手や機能性はとても大切ですが、どの程度なら予算が組めるかも重要です。最初の導入プランでは予算内で収めることができても、導入後にコストがかさむケースもあります。予算オーバーにならないようにコストと機能の見極めが重要です。

グループウェア導入にあたって、オンプレミス型とクラウド型のどちらにするかは大切なポイントになります。セキュリティ面を重視するならオンプレミス型ですが、初期費用は莫大にかかります。特に全国各地に営業所があったり海外に拠点があったりする場合は、クラウド型でないと対応しきれないでしょう。

逆にクラウド型はオンプレミス型と比べてセキュリティ面では劣るため、社内でのITリテラシー教育は非常に重要になってきます。また、オンプレミス型の場合は運用・保守のために専門のエンジニアを雇う必要があります。企業規模が小さいと人件費もバカにならないため、クラウド型のほうがメリットは大きいと言えます。グループウェアは自社の企業規模にあった製品を選びましょう。

いきなり全社にグループウェアを導入するのは、失敗するリスクも高いです。グループウェアは多種多様な機能が備わっているため、使用するにはそれなりに使い慣れる必要があります。ITリテラシーの高い社員ばかりだとしても、必要性を理解できなければグループウェアを使わなくなる社員が出てくるかもしれません。

導入してきちんと運用していけるのか、まずはテスト的にモデルチームを作り、運用テストをするのがおすすめです。モデルチームで運用に成功すれば説得力も増しますし、運用のための社内教育もしやすくなります。もしテスト段階でうまくいかなかったとしたら、改善策を考えられます。まずは運用テストをしてから全社展開するようにしましょう。

まとめ

グループウェア導入に関しての失敗は、成功のためのポイントをおさえれば回避することができます。予算とコスト、グループウェアの機能面、現場が求めるニーズ、実際の使い勝手など、さまざまな観点からグループウェアを選びましょう。

社内が求める要望に沿った製品を導入することができれば、業務の無駄なプロセスを取り除くことが可能です。そのためにも、グループウェア導入の失敗例から学び、製品選定の目安としてください。