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企業内のコミュニケーションが活性化する「グループウェア」とは

著者: 情シスマン
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グループウェアは業務効率を上げるために欠かせないツールのひとつです。社内の無駄な業務や重複作業を省き、時間やコストカットが期待できるためとても便利です。しかし、選び方を間違うと導入の意味がなくなってしまう可能性もあります。

今回はグループウェアの機能や特徴、導入することのメリットや選び方のポイントなどを取り挙げます。グループウェアとは何かを正確に知ることで、自社にあった製品選びに役立ててください。

グループウェアにはどのような機能があるのか

グループウェアとは、社内の業務を円滑に進めるためのソフトウェアのことです。グループウェアを利用することで時間短縮や作業の効率化につながるため、導入を考える企業も増えています。グループウェアの主な機能は「メール」「チャット」「掲示版」「回覧板」「施設管理」「スケジュール管理」「ワークフロー」の7つあります。

「メール」には、添付ファイルを一括送信したりアカウント共有したりできる機能がついています。 どこにいてもリアルタイムで意見交換ができる「チャット」には、1対1のやり取りはもちろん、メンバーを限定したグループチャットも可能な機能があります。

部署や社内全体に広く連絡事項を伝達する場合は「掲示板」、チーム内など限られたメンバー内で情報伝達する場合は「回覧板」が便利です。さらに会議室のバッティングを防ぐ「施設管理」、スケジュールの共有ができる「スケジュール管理」、業務上の申請から承認までをスムーズに行う「ワークフロー」というように、グループウェアの機能は多岐に渡ります。

グループウェアとワークフローの違いとは

グループウェアは業務の効率化を目的としたソフトウェアです。グループウェアはリアルタイムでコミュニケーションを図ったり、施設予約のバッティングによる無駄をなくしたりするために、スケジュール管理や施設予約、チャット、回覧板などの機能がついています。

一方、ワークフローは社内の内部統制を強化するためのツールで、申請書作成から承認までの流れを可視化することで社内業務が適切に行われているかを確認します。ワークフローはグループウェアの機能として組み込まれているケースもありますが、基本的に両者の目的は違います。これらの導入を考えるときは、自社の改善ポイントはどこにあるのかを検討するようにしましょう。ワークフローはグループウェアに含まれている機能だけでいいのか、独立したツールとして使いたいのかで選定基準が違います。

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グループウェア導入のメリットとは

グループウェアには社員同士のコミュニケーションを密にする機能がたくさんついています。メールやチャット、回覧板、掲示板などを駆使すれば、意見のすれ違いや連絡漏れ、コミュニケーション不足による業務不備などが予防できます。社内のペーパーレス化もグループウェア導入の大きなメリットです。ワークフローの機能を使えば書類の見落としによる承認漏れがなくなり、承認作業の流れを把握することができます。グループウェアを運用することによって時間を有効活用できるのも、大きなメリットです。

web会議機能は離れた事業所にいても会議を行うことが可能です。回覧板やチャットなどの機能を使って会議の日時を決めておけるので、日本と海外両方に拠点がある場合でもタイムラグを感じることなくやり取りができます。時間の無駄を省くことは結果的にコスト削減にもつながるので、グループウェア導入の大きなメリットと言えるでしょう。

グループウェアとは?導入のポイントや主要サービスの比較について解説
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グループウェアの歴史と現状

グループウェアという概念が登場したのは1960年代と言われています。1996年にグループウェアが一般に広く浸透するきっかけとなったソフトウェアが作られました。

日本でグループウェアが話題になったのは2000年に入ってからです。しかし、当時オンプレミス型のサービスが主流だったこと、グループウェアが高価だったことなどから、普及することなく一過性のブームとして終わってしまいました。

グループウェアが再び歴史上に登場するのは2000年代後半に入ってからです。クラウド技術の進化に伴い導入のハードルが下がると、多くの中小企業が導入に乗り出しました。

ビジネスシーンでのマルチデバイス対応が不可欠な現代においては、グループウェアのレスポンシブ化や、直感的に操作できるユーザビリティ性も重要な選定事項になっています。

グループウェアの選び方のポイント

まずはオンプレミス型かクラウド型のどちらにするのかがポイントです。オンプレミス型は導入コストがかかりますが安全性に優れています。一方、クラウド型は初期費用がかからず導入のハードルが低い反面、セキュリティ面ではオンプレミス型に劣ります。

マルチデバイス対応とグローバル対応についての検討も、グループウェアの選び方としては大切です。スマートフォンやタブレット、OSの違うデバイス同士で使用可能かどうか、タイムゾーン対応や利用可能言語があるかどうかは、特にグローバル企業において必ず確認したい項目です。

選び方で気を付けたい最後のポイントがコストパフォーマンスについてです。いくら多機能で高性能だからといって、業務によってはすべての機能は必要ありません。機能性を求めるあまり費用が高くなると、コストの無駄が発生してしまうため気を付けましょう。

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グループウェアを導入するために気を付けることとは

グループウェアの導入を検討する場合は、まず現場の声を聞くことが大切です。実際に使用する社員にとって使い勝手の悪いツールであれば、業務改善どころか手間が増えるばかりです。

グループウェアは社内に浸透して初めて意味を持ちます。傍目には非効率に見える作業でも、昔からやりなれた方法を手放したがらない社員もいます。まずはグループウェアを導入する目的と達成すべきゴールを決めて、全社員にしっかり理解してもらうことが大切です。

また、グループウェアの導入は機能によっては初期費用が高額になるケースがあります。予算との兼ね合いをしっかり考えて、本当に必要な機能かどうかを社内で検討しましょう。自社の企業規模によって、クラウド型とオンプレミス型どちらにするかを決めることも大切です。かけられるコストと求める機能を把握した上で選定しましょう。

グループウェアを浸透させるための運用ルールとは

グループウェアを浸透させるために運用ルールの策定は必要不可欠です。運用ルールがなければ個人の判断でグループウェアを使い始める、面倒くさいからグループウェアを使わないなどのケースが出てきてしまいます。

まずはグループウェアの管理者とルール策定の責任者を決定し、運用に際してトラブルに対応できる人材や部署を設置しましょう。社員から常にフィードバックをもらうことで、運用ルールの問題点を洗い出すことができます。グループウェアの使用を浸透させるなら、半強制的に使ってもらうことも大切です。

ただし、あれもこれもと強制すると社員にストレスがかかるため、少しずつできそうなことからやってもらいましょう。また、企業の上層部にグループウェアを使用してもらうのも良いアイディアです。社長自らに使用してもらうことで、グループウェア浸透にも役立つでしょう。

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グループウェアの普及率はどのくらい?

企業でのグループウェア普及率を調べてみました。

【質問】あなたの会社でグループウェアは導入されていますか?

【回答結果】
はい:48
いいえ:24
わからない:28

調査地域:全国
調査対象:【職業】パート・アルバイト 個人事業主 公務員 正社員 派遣社員 経営者
調査期間:2017年06月07日~2017年06月12日
有効回答数:100サンプル

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★グループウェアの導入は約半数!

調査の結果、企業のグループウェア普及率は全体の約半分であることがわかりました。
・今どきはイントラネットが普通だしその中のシステムですよね。(30代/男性/正社員)
・一応、グループウェアは導入されていますが、よくわかっていないメンバーも見受けられます。(40代/女性/個人事業主・フリーランス)

グループウェアが導入されている人のコメントを見ると業務の効率にひと役買っているようです。では「わからない」と「いいえ」のコメントも見てみましょう。

■わからない
・パソコンを使用する仕事をしていないため、導入されているかはわからないからです。(30代/女性/パート・アルバイト)

■いいえ
・小さい会社だし、オーナーに知識があまりないので、考えてもいないと思う。(40代/女性/正社員)

職種や企業規模によっては、使用していないケースもあるようですね。

導入している企業は、ペーパーレスや情報の共有化による業務効率化を目的としているようでした。実際に効果が出ているとのコメントも見受けられます。グループウェアを正しく運用することで仕事がしやすくなるのは確かなようですね。

summaryまとめ

グループウェアを導入するためには、さまざまなポイントを押さえて検討する必要があります。導入するときは、ついメリットだけに目が行きがちですが、そのデメリットにも注目し、失敗しないためにはどうすればいいのかを考えることが大切です。

実際に導入する場合はいきなり全社導入するのではなく、テスト運用をして様子を見るようにしてください。正しく運用をすればグループウェアは業務効率化のみならず、自社の利益にもつながるでしょう。

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