Google Workspace は、Google が提供する組織向けグループウェアサービスです。よく耳にしていても、今ひとつどのような特徴や機能があるのか把握しきれず、理解を深めたいという企業の経営者や担当者も多いでしょう。
今回は、 Google Workspace とは何か、特徴を解説します。活用シーンや機能、料金プランなども紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

Google Workspace とは?

Google Workspace とは、Google が提供するグループウェアで、企業など組織向けのオンラインアプリケーションセットです。
組織での業務やコミュニケーションを効率化させ、生産性を向上させるための機能が多く含まれています。ここでは、 Google Workspace の歴史や、どのような種類のプランがあるのかを紹介しましょう。

「G Suite」「Google Apps」との違いとは?

Google Workspaceの歴史

Google Workspace は「 G Suite 」「 Google Apps 」がアップグレードされたサービスです。
2004年に登場した Gmail 。そのビジネス版(独自ドメインによる Gmail サービス )として2006年に「 Google Apps 」が提供開始となりました。
その後、機能追加などを繰り返し、2016年に「 G Suite 」、2020年「 Google Workspace 」にリニューアル(リブランド)され、現在に至ります。
料金体系については、 G Suite から Google Workspace に変わるタイミングで刷新されました。

Google Workspace の6つのプラン

G Suite は「 G Suite Basic 」「 G Suite Business 」「 G Suite Enterprises 」の3プランでしたが、 Google Workspace では Business エディション(中小企業向け)として、「 Business Starter 」「 Business Standard 」「 Business Plus 」の3プラン、 Enterprise エディション(大企業向け)としては「 Enterprise Essentials 」「 Enterprise Standard 」「 Enterprise Plus 」と、合計6つのプランに変わっており、企業規模に応じて必要な機能が提供されるようになりました。セキュリティや管理機能、ビデオ会議の利用可能人数上限、ストレージ容量などがプランによって異なります。

Google Workspace 3つの特徴

ここでは Google Workspace 3つの特徴を紹介します。

情報共有やコミュニケーションが容易

Google Workspace は、メールやチャット、管理アプリなどで、メンバー同士の情報共有やコミュニケーションが容易にできるのが特徴です。業務の進捗やスケジュールなど、一括で管理できるので、業務効率化につながります。

アプリの連携で生産性の向上が見込める

Google ドキュメント や Google スプレッドシート といったオフィスツールにより、業務記録・進捗が共有できたり、 Google ドライブ を活用したファイル共有・管理も行うことができるため、生産性が向上します。
クラウド上で管理されたそれぞれのファイルはクラウド上に保存され、場所・デバイスを問わずアクセスすることができ、メンバーそれぞれが情報を閲覧したり編集したりできます。
更新情報も自動で保存され、常に最新のファイルとなるため、ファイルの先祖返りを防ぐことも可能です。

アクセス・データ管理などセキュリティ面に強み

クラウド上でアプリが提供され、データもクラウド上で保存されるため、デバイスを問わず業務ができます。
また、セキュリティ面に強みがあるのも Google Workspace の特徴です。2段階認証プロセスやシングルサインオンで、安全に Google Workspace を利用できます。ドメインやメールアドレスなどでフォルダ・ファイルのアクセス権限を管理することもできるため、データの管理を安全かつ容易にすることが可能です。
さらにデバイス管理機能も備えており、ユーザーが利用する端末の盗難・紛失リスクにも対応できます。

Google Workspace が活用できるポイント

Google Workspace が活用できるポイントを紹介します。

テレワーク推進に

Google Workspace は、テレワークの推進に活用できます。前述したように、メンバー間でさまざまな情報や業務を共有できるので、どこにいても普段と変わらない業務が可能です。
ビデオ会議やコミュニケーションツール、カレンダー機能など、テレワーク時に必要な機能はほぼそろっているといっても過言ではないでしょう。テレワークでもストレスなく仕事を進めることができるツールの一つです。

更に Google Workspace Frontline エディションの提供も開始いたしました。
ビジネスを支える存在である現場スタッフの働き方の改革を促進するために開始したエディションとなります。
主にモバイルデバイスや共有デバイスを使用する働き方が多い現場スタッフのニーズに合わせた新エディションです。

セキュリティ強化に

Google Workspace は、セキュリティ強化にも活用できます。働き方が多様化している現代に合ったツールを導入していないと、従業員が個人で勝手にインストールしたアプリ(例えば無償版 Gmail やLINE、Zoom等)を利用して業務をしてしまう可能性があります。いわゆるシャドーITです。組織として管理ができる Google Workspace を導入することで、シャドーITのリスクを軽減することができます。
また、そもそも Google Workspace はセキュリティ面に強みがあるサービスです。
Google Workspace 上でやり取りされるデータは Google のサーバに安全に保存されるため、端末自体にデータが保存されることはなく、端末故障によるデータの消失や端末の盗難・紛失による情報漏洩のリスクも回避できます。在宅勤務やコワーキングスペースでの業務など、端末を社外に持ち出すことが増えている現代においては、重要なデータをローカルに保持させないことも重要です。
そして、ウィルス感染被害のきっかけとして最も多いのが不正なメールです。なりすましメール等の本文に記載されている不正なURLをクリックしたり、添付ファイルをダウンロードする事でユーザが自らウィルスを招き入れてしまうのです。 Gmail は、迷惑メール、フィッシング、マルウェアを99.9%以上阻止し、それらがユーザの受信トレイに到達するのを未然に防ぐ事で、ユーザ自らがクリックしてウィルスに感染してしまうという事故を防ぐ事が出来ます。

   

Google Workspace の機能

ここでは Google Workspace の各機能の概要を簡単に解説します。

Gmail

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独自ドメインで利用できるメールサービスです。ログイン認証におけるセキュリティの高さだけではなく、 Google による迷惑メールのフィルタリング機能が高性能な事も有名ですね。操作性はコンシューマー向けの Gmail と非常に類似しており、受信したメールの自動振り分け機能や Google の強力な検索エンジンは使いやすく、導入後すぐ活用できるのもメリットと言えるでしょう。
Gmail の画面から、ビデオ通話やチャット機能も直接操作できる他、その他の機能も Googleアプリ というアイコンから飛べるようになっています。

Google Meet

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Google Meet は、ビデオ会議ツールです。会社や学校などの組織では、Google Workspace の上位プランをご利用いただくと組織内外のユーザが 500人まで参加できる会議や、ドメイン内の10万人までのユーザが視聴できるライブ配信などの高度な機能も搭載されています。
予定されていた会議であれば Google カレンダー から” Google Meet に参加する”をクリックするだけで入れます。

チャット中に直接話したいとなれば、チャット内でビデオ会議に誘うことも出来ますし、会話中に他のメンバーを追加する場合も、 Meet のURLリンクの共有だけで参加を促せますので、メンバー同士の気軽なコミュニケーションが実現します。

画面共有や背景のぼかし機能、会議の録画機能もあります。音声については、電話回線を利用した参加も可能なため、通信環境が悪い場所からでも音声での参加が可能になります。
会議室に複数集まってクライアントとビデオ会議するときなどにおすすめなのが、複数ログインで音声がハウリングしてしまうことを防ぐ「コンパニオンモード」です。

Google Chat

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Google Chat は、チャットアプリです。グループと個人間の直接のチャットに対応しています。ファイルのやり取りやタスクの共有も可能です。
スレッド機能もありますので、業務の内容に合わせてスレッドを変えることもできます。
同じドメインの組織内にやりとりを限定することも出来ますし、他ドメインユーザとチャットをすることも可能です。

Google カレンダー

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Google カレンダー は、スケジュールをさまざまなアプリと連携し管理できるアプリです。メンバー全体の予定や個人の予定を、このアプリ1つで管理できます。
会議の招待も用意に行うことができ、招待されたユーザは出欠可否を理由を添えて登録する事が出来ます。カレンダーは同じドメインの組織内、他ドメインを含む特定のユーザなど様々な範囲で共有設定を行うことができるため、社内外の予定管理にも有効です。
Google Workspace の管理者が事前に設定をしておくことで、会議室や備品などの予約、空き時間チェックもできるのが便利なポイントです。

Google ドライブ

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Google ドライブ は、ドキュメントやスプレッドシート、スライド、フォームなどのファイルを管理、保存するアプリです。ファイルやフォルダ毎に組織やユーザに対して権限を付与することができるため、データを安全に管理・共有することができます。Gmail と同様、 Google の強力な検索機能を使うことができるため、目的のファイルをすぐに発見できるのも便利なポイントです。

Google ドキュメント

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Google ドキュメント は、チームで使える文章作成アプリです。権限を付与したユーザー同士で、複数人同時に編集や閲覧ができるので、作業効率を高められます。
一般的なワードアプリと操作性はかなり近しく、Microsoft Wordとも互換性が高いです。

Google スプレッドシート

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Google スプレッドシート は、チームで使える表計算アプリです。Microsoft Excel との一定の互換性があるので、Excelファイルをスプレッドシート形式で保存し、編集することやドライブに保存することもできます。
Google ドキュメント と一般的な表計算アプリと操作性、使える関数などもかなり近しい作りになっていますが、 Google スプレッドシート にしかない関数やMicrosoft Excelにしかない関数も数個存在しています。
個人的な話ですが、私はスプレッドシートの作業履歴が追えて元に戻せる機能に助けられた経験が何度もあります。また、スプレッドシートに搭載されている「データ探索」を使うと、AI(人工知能)が表の書式を提案してくれたり、グラフや分析結果を自動で表示してくれます(分かりにくいですがスプレッドシートを開いた画面の右下に小さくアイコンが出てるはずですよ)集計した表のどの部分をグラフ化すべきか悩む時などに便利です。

Google スライド

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Google スライド は、チームで使えるプレゼンテーションアプリです。Google ドキュメント・スプレッドシートと同様、共同作業をリアルタイムで行えるので、効率的な作業を可能としています。
テンプレートも複数用意されており、会社概要や提案資料、報告資料など、様々なシーンに合わせてデザインを提案してくれます。
一般的なプレゼンテーションアプリと操作性はかなり近しく、Microsoft PowerPointとも一定の互換性があるので、同じように利用できる他、相互にファイルを変換することが可能です。 PowerPoint 以外にも PDF、画像に出力することも可能なため、指定のファイル形式にて共有することもできます。

Google フォーム

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Google フォーム は、アンケートの作成や管理をするためのアプリです。アンケートの回答データはクリック1つで自動でスプレッドシートに出力できるので、日報やアンケート結果の集計も容易に行えます。 Google フォーム には採点機能もありますので、テストのような使い方をすることも出来ますよ。

Google サイト

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Google サイト は、チームのプロジェクトやイベントなど、目的によってサイトを作成できるアプリです。サイトはPCやスマホ、タブレッドなど、端末に合わせて最適化されます。
ドメインやサーバをわざわざ用意する必要はなく、HTMLやCSSといった専門の知識も不要なため、誰でもWEBサイトを作成できるのがポイントです。
共有設定を行うことで、サイトの閲覧制限をかけることができるため、社外向けとしてではなく、社内向けサイトなどで利用する企業が多い印象です。

Google Keep

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Google Keep は、メモアプリです。メモやリストなどをクラウド上で保存でき、共有機能を使うことで、ちょっとしたメモやリストの共有などに役立ちます。
内容によってラベリング(フォルダ分け)することもでき、リマインダー設定で通知を受け取れるので、期限や約束忘れなどを防ぐ為のタスク管理にも役立ちます。

Google 管理コンソール

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Google 管理コンソール は、管理者がユーザーアカウントやアプリの管理などをするツールです。ユーザーの追加やセキュリティ設定も行えます。
管理コンソール内で共有範囲の設定などを行うことができるので、情報の管理をユーザーに委ねず、会社として制御することができます。

Google エンドポイント

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Google エンドポイント は、PCやスマホ、タブレットなど、デバイスのデータを保護するためのセキュリティツールです。端末の紛失や盗難時には、画面ロックなどの対策ができます。
プラン(エディション)によっては高度なエンドポイント管理も可能です。

Google Vault

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Google Vault は情報ガバナンスと電子情報開示のためのツールです。万が一メンバーやチームに不祥事が起きたときなどは、メールやドライブなど Google Workspace のドメイン内データを横断的に検索できます。
訴訟などコンプライアンス対策の機能ですが、アーカイブツールとしても利用が可能で、
メンバーが保有するGmail のメール、ドライブのファイル、 Google Chat のメッセージなど、
Google Workspace 内でのやり取りは、おおよそ書き出すことができます。

※ Business Plus 、Enterprise Standard 、Enterprise Plus のプランで標準装備、Enterprise Essentials ではオプションとして利用できます。

Google Workspace のプランと料金

Google Workspace には以下の6つのプランが用意されています。
Google Cloud の公式サイトでは Enterprise 向けのプラン詳細が掲載されていませんので、是非以下を参考にして頂ければと思います。
また、コラボレーションとコミュニケーションのためのツールが含まれ、現場の従業員に最適なプランである Frontline エディションも用意がございます。

料金プラン(税抜き表記)

各プランによって機能に違いがあります。一覧にしてみました。

機能一覧

まとめ

Google Workspace は、さまざまな便利機能で組織の生産性を高められるクラウドサービスです。組織内での情報共有やコミュニケーションをスムーズにするほか、セキュリティ面においても高い効果が期待できます。
複数のプランが用意され、利用可能人数やストレージ容量などにより料金が異なるのが特徴です。組織の規模や機能、目的などに合ったものを選び、生産性向上につなげましょう。

Gmail 、Google カレンダー 、Google Chat 、 Google サイト 、Google グループ 、Google Meet 、Google Vault 、Google スプレッドシート 、Google スライド、Google ドキュメント 、Google ドライブ、Google Workspace 、Google エンドポイント 、Google 管理コンソール 、及び Cloud Keep は Google LLC の商標です

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