Episode12
やみくもに導入する前に!知っておきたい主要グループウェアの特長とは?

クラウド

登場人物

有泉 丈二
◆名前:Joshisu Man
(ジョーシスマン)
◆本名:有泉 丈二
(ゆうせん じょうじ)
◆職業:ヒーロー
Dr.プロトコル
◆名前:Dr. Protocol
(ドクター・プロトコル)
◆職業:科学者
◆趣味:ネットワーク障害を起こす
にのまえ はじめ
◆名前:- -(にのまえ はじめ)
◆職業:会社員(情シス担当)
◆弱点:専門的なIT知識を問われること
多田野部長
◆名前:多田野部長
(ただのぶちょう)
◆職業:会社員(役職者)

現在、多くの企業で導入が進み、利用されているグループウェア。G Suite、サイボウズOffice、LINE WORKS、Office 365など多種多様なグループウェアがあり、最近はクラウド型(SaaS)が主流だ。インターネット環境さえあれば、いつでもどこでもパソコンやモバイルからチャットでコミュニケーションをとったり、オンライン上で情報を共有しながらドキュメントをまとめたりと便利な時代になっている。とはいえ、ひとくちにグループウェアといってもさまざまなものがあり、どのグループウェアを導入しようか悩んでいる情シスマンも多いのではないだろうか。そんなグループウェアに翻弄される情シスがここにもひとり────

会社社員 会話

にのまえくん!にのまえくん!
この前ニュース記事で見たんだが、うちにもグループウェアを導入したい!

会社社員 会話

グループウェア…?あぁサイボウズとかG Suiteとか有名ですよね
うちはG SuiteのGmail使ってますけど

会社社員 会話

とにかくデキる企業はグループウェアをうまく活用していると聞いた!うちにぴったりのグループウェアを探してきて、導入してくれたまえ!

会社社員 会話

ちょ…!またニュースに影響されちゃったんですか…!
いや、だからすでに少し入れてるんですって…

会社社員 会話

頼んだぞ!!わが社の命運はキミとグループウェアにかかっている!!

会社社員 会話

人の話を聞いてくださいよ…
でも言われてみると、どのグループウェアがうちに一番あってるんだろう?

Dr.プロトコル 会話

ククククッ…!
そんなときは、わがDr.プロトコル社のグループウェア「全知全能」にお任せ!

会社社員 会話

…んんん?聞いたことないグループウェアだな…?
これ、何ができるんですか?

Dr.プロトコル 会話

御社の望むことならなんでも!
機能がいっぱいついていて、カスタマイズも色々できますよ!
御社にぴったりのグループウェアにできます!

会社社員 会話

それはいいですね!機能が色々あってカスタマイズができれば、うちにぴったりのグループウェアになりそうだ!
導入させてください!

Dr.プロトコル 会話

まいどあり~♪

──── 数日後 ────

会社社員 会話

ど、導入したのは良いものの…なんだこれ?
機能が色々ありすぎて逆にわからないし、ヘルプとかリファレンスが英語だし…
くそ~!使えるなんてものじゃないぞ!

Joshisu Man 会話

グループウェアで困っているそこのキミ!

会社社員 会話

あぁぁぁぁ!JoshisuManさぁ~ん!
イイところにきました!どうにかしてください!

Joshisu Man 会話

どうにかしたいのは、まず安易な誘惑にのせられてしまうキミの思考回路だな…
またわけのわからないソフトウェアでも入れたんだろう?

会社社員 会話

最近ツッコミが厳しくなってきましたね…
いや、部長からぴったりのグループウェアを探してこいって言われてて…
色々悩んだんですけど、機能がたくさんあって、カスタマイズできればどうにかなるかなぁって

Joshisu Man 会話

最近のグループウェアはクラウド型(SaaS)が主流だ
料金もサブスクリプション型が多いからな…機能がたくさんあっても、自社でやりたいことに合致していなければ無駄なコストになりかねないぞ
※製品やサービスなどの代金を利用期間に応じて支払う方式。

会社社員 会話

ぐっ…!そう言われてみればそうですね…
じゃあ、うちにぴったりのグループウェアってどれなんでしょうか?

Joshisu Man 会話

よし!では主流グループウェアの特長を一緒に見ていこうじゃないか!

■主要グループウェア比較

ここで紹介するのは多くの企業で導入されている4つの主要グループウェアだ。機能に焦点を絞ってどれかひとつを導入するのも良いが、各グループウェアの特長から複数を導入し、活用している企業もある。

グループウェア名 特徴 こんなことがしたい会社向け
G Suite 世界トップシェアを誇る大容量のメーラー「Gmail」が使える。メールアカウントからドキュメント作成やファイルストレージ、カレンダーなど他機能も紐づいて利用できるため、管理がスムーズ。 ・メール運用と保守をスムーズにしたい
・迷惑メール対策から解放されたい
・シンプルに運用できる、大容量のオンラインストレージが欲しい
サイボウズOffice 中堅・中小企業で高いシェアを占める日本生まれのグループウェア。ファイル管理やスケジュール共有だけでなく、掲示板やワークフロー、施設予約、タイムカードなど勤怠、業務管理に必要な機能がひと通り揃っている。 ・とにかく「グループウェア」を導入してみたい
・社内の情報共有を強化したい
・書類回覧などワークフロー業務の効率化を図りたい
LINE WORKS チャットアプリでおなじみのLINEのビジネス版。見慣れているLINEのメッセンジャー機能はそのままに、アドレス帳管理やメール、スケジュール・ファイル共有などグループウェア機能を搭載。 ・チャットツールを入れたい(導入済みのグループウェアとの併用)
・プライベートのLINEが業務使用されるのを防ぎたい(シャドーIT対策)
・モバイルで業務連絡をすることが多い
Office365 MicrosoftのOffice製品が使えるクラウドサービス。Excel、Word、PowerPointといった従来の基本的な機能だけでなく、ファイルの保管や共有、メール、スケジュール共有、チャット、オンライン会議など高品質なグループウェア機能を提供している。 ・使い慣れたOfficeを使い続けたい(ActiveDirectory管理など会社の意向でOfficeを使う必要がある)
・ライセンス管理を簡単に行いたい
・従来のOffice製品のアップデートやバージョン管理から解放されたい
会社社員 会話

こうして比較してみると、各社それぞれにきちんと特長があるんですね

Joshisu Man 会話

自社の業務でやりたいこと、補いたいことに照らし合わせて
各グループウェアの特長をつかんでおけば導入選定もしやすいだろう

会社社員 会話

そうですね!JoshisuManさん、ありがとうございます! 導入したいグループウェアが絞れてきました!併用も検討してみます!

Joshisu Man 会話

無事、解決したようだな!
強い情シスが企業を伸ばす!また会おう!さらばだ!

Dr.プロトコル 会話

せっかく作ったのになぁ…(しょんぼり)

【解決】~ICT SOLUTION!~

グループウェアが流行している、便利そうだからといって、やみくもにグループウェアを導入するのは少し待ってほしい。特にコストがかからない海外製品などは運用が難しく、手間だけがかかってしまった…なんてケースもある。また、自社での報連相のやり方や業務フローによっては、グループウェアの機能を活かしきれなかったり、無理に機能を使おうとグループウェアに振り回されてしまうことも少なくない。導入する前に自社でどんなことをやりたいのか、こんな機能がほしいなど、ある程度要件をまとめておくのも大切だ。すでに要件がまとまっている情シスマンは本記事の比較表をもとに、ぜひグループウェア導入を検討してみてほしい。

■「USEN GATE 02―G Suite―」

■「USEN GATE 02―サイボウズ―」

■「USEN GATE 02―LINE WORKS―」

TO BE CONTINUED…

関連コンテンツ

新着コンテンツ

カテゴリー

登場 キャラクター 紹介
USEN GATE 02
Twitter