グループウェアは運用ルールの策定が肝心！社内に浸透させるルール作りのコツ！

現場のニーズを吸い上げ、企業の経営方針や業務形態と照らし合わせて導入したグループウェア。 実際の業務で運用できていますか？

どんなに小規模な企業であろうと、人が複数集まれば考え方は 様々あるのものです。なかには新しいシステムに慣れず抵抗したり、使い心地が悪くて使用しなかったり する社員が出てきているかもしれません。

適切に運用していくためにはどのようなポイントに注意すれば良いのか、一緒に考えていきましょう。

グループウェアの運用ルールが決めてられている企業はどのくらいだと思いますか？122名の社会人を対象にアンケートを実施しました。

【質問】あなたの会社ではグループウェアの運用ルールは設けられていますか？

【回答結果】
はい：88
いいえ：34

調査地域：全国
調査対象：
【年齢】20 - 29 30 - 39 40 - 49 50 - 59 60
【職業】個人事業主 公務員 正社員 派遣社員 経営者

調査期間：2017年06月07日～2017年06月14日
有効回答数：122サンプル

調査の結果、運用ルールを設けている企業が全体の7割に上ることがわかりました。

・出勤簿として出勤時に入力する、スケジュールは各自入力する、連絡事項がある場合は、回覧板、稟議書等を GWで回すなどのルールがあるので。（40代/女性/正社員）

細かくルールを決めているケースが多く見られましたが、なかには周知しきれていないためにトラブルが起きることもあるようです。

では「いいえ」の回答はどうでしょうか。

・利用開始して間もないため。そもそもルールを考える人がいない。
今のところ大きなトラブルも起きていないため。（20代/男性/正社員）

「いいえ」の場合は個人の判断に任せているという企業もありました。
また「はい」の回答では、グループウェアの運用ルールがあることは把握していても詳細はわからないという ケースもあるようです。運用ルールは決めたら守ることが大切ですね。

グループウェアを現場で使ってもらうために、運用ルールの策定は必要でしょう。 実際の業務でどのように使用すればいいのか、逆にしてはいけないことは何かなどを決めておけば、 グループウェアを適切に使うことができます。

では運用ルールがない場合のデメリットは何でしょうか？まずは個人の判断でグループウェアを使い始めると、 情報の共有や意見交換がスムーズにできない可能性が出てきます。情報をどこまで共有するか、 アクセス権限を誰に持たせるかなどが曖昧だと、思わぬ情報漏えいにつながりかねません。

社内で使うためのメールやチャットを個人的なやり取りに使われるケースもあるかもしれません。 企業の利益を守るためにも、グループウェアの運用ルールは必要です。

決めたルールは順守しなければ意味がありません。
確実な運用ルールを作るために、まずはグループウェアの管理者とルール作りの責任者を決めましょう。 管理者と責任者がいれば使用に際してトラブルがあっても、誰に指示を仰げばいいのかが明確になります。

逆に管理者がいないと社員間で勝手なルール作りをされる可能性があり、気がついたらそのチームにしか わからない運用になっているかもしれません。全社共通のルールがなければ業務上で食い違いが発生する おそれもあります。

企業規模が大きいなら、グループウェアの管理プロジェクトを作り、管理部門の立場をはっきりとさせましょう。グループウェアは社内業務を効率よく回すための機能です。そのことを伝えるためにキックオフイベントを開催するのも有効です。グループウェアのメリットがわかれば、社員一人ひとりのモチベーションアップにもつながります。

グループウェアを浸透させるためには、半ば強制的に使わせるルールを設けるのもひとつの手です。「半強制」というと、あまり気持ちの良い言葉ではないかもしれません。社内からの反発を買わない程度に、最初は簡単にできることから義務化していくことがポイントです。

出勤したら必ず出勤簿に入力する、営業は翌日までにスケジュールを入力して共有しておくなど、これなら続けられるという作業から決めていきます。

ルールがあまりにも厳しかったり、あれもこれもといろいろな機能を使わせたりすると、面倒くさい、使い方がわからないなどの理由で運用がうまくいかなくなるケースがあります。グループウェアを早く浸透させるためにも焦りは禁物です。

少しずつ実践しながらグループウェアの便利さを知ってもらってください。最初に設けたルールが習慣化してきたら、次の段階に進みます。社員は忙しいなかで新しい機能に挑戦するわけですから、グループウェアの使用状況を見ながら運用ルールを決めていきましょう。

グループウェアのような情報システムは、企業の上層部のほうがそのメリットを感じにくいケースがあります。導入と運用にあたり、経営者を始めとする上層部の理解は必要不可欠です。

そのために、まずは社長自らにグループウェアを使用してもらい、フィードバックをもらいましょう。社長の考えは社内全体に広がりやすいため、グループウェアの運用にも役立ちます。

全社導入する前にプロジェクトチームを作り、テスト運用しながらルール決めを行う方法もあります。実際の経験によって失敗例と成功例を構築できますので、より実践的な運用ルールを作ることが可能にもなります。

もし社内にグループウェアの使用を渋る人がいても、実体験に基づいた運用ルールなら説得しやすいものです。全社導入したあとも定期的にフィードバックをもらうことが重要です。実際に利用した人による成功例と失敗例を積み重ねることにより、さらなる運用ルールの向上に役立ちます。

まとめ

グループウェアに限らずですが、何事においても最低限のルールがなければどのように運用していいかわからなくなってしまいます。ルールがない、設定してもルールが曖昧などの状況は、業務の非効率化を招くおそれがあります。非効率な運用は時間とコストの無駄が生じ、グループウェアの導入が逆に企業の足枷になってしまいます。

導入後、スムーズな社内利用につなげるためにも、運用ルールは手順を踏んで作るようにしていきましょう。