グループウェアの選び方4選！ポイントを押さえた選び方で業務効率化アップ！

業務時間やコスト削減につながることから、グループウェアの導入を考える企業が増えています。 グループウェアは提供するベンダーによってさまざまな製品があり、同じベンダーの製品であっても さまざまなタイプがあります。

企業によっては、いざ導入しようと思っても、何を基準に選べば良いのかわからないケースもあるでしょう。 そこで、多種多様なグループウェアのタイプを紹介し、業務に活用できる選び方を解説していきます。

多種多様なグループウェアの中で、製品を選ぶ際のポイントは何か聞いてみました。

・使いやすさ、簡単であること、サーバーも借りるならセキュリティがしっかりしていること。（40代/女性正社員）

・クライアントのOSのバージョンに関わらず動作すること。（50代/男性/正社員）

・安くて安全に簡単にメンテできること。（50代/男性/個人事業主・フリーランス）

・業務に即していること。パッケージそのままだと使いにくかったりしそう。（50代/女性/正社員）

・どの年齢の社員でも、簡単に使えること。全員が使わなければ全く意味がないものなので、 年齢層が高い私の会社ではそこが一番重要だった。（30代/女性/個人事業主・フリーランス）

【質問】
グループウェアの選び方は、どのようなことを重視するべきだと思いますか？

【調査結果】
フリー回答

調査地域：全国
調査対象：
【年齢】20 - 29 30 - 39 40 - 49 50 - 59 60
【職業】個人事業主 公務員 正社員 派遣社員 経営者

調査期間：2017年06月07日～2017年06月14日
有効回答数：116サンプル

回答のなかには、ほかにも「回覧板が見やすいこと」「動作が早いこと」などの回答がありました。 また、デザイン性の良さについての言及もありました。一番多かったのは、セキュリティ面と使い勝手を 重視する声でした。特にITスキルの低い社員、年齢層が高い社員に対し、いかにグループウェアを 浸透させるかが課題のようです。

オンプレミス型グループウェアは、社内で構築したネットワークを使ってグループウェアの機能を使用します。 対してクラウド型グループウェアは公共のネットワークを利用してグループウェアの機能を使います。

オンプレミス型のメリットはなんといってもセキュリティ面で優れていることです。 顧客情報や個人情報の漏えいは企業にとって大変な痛手になり、避けるべき事項です。 インターネットの脅威から社内情報を守るためにオンプレミス型は適していると言えるでしょう。

クラウド型は導入のしやすさがメリットです。オンプレミス型は導入コストが高く、 導入するまでの期間も長くかかります。クラウド型は導入コストがほとんどかからないケースも多く、 導入期間も短いのが特徴です。ただし、インターネット経由での利用になるため、セキュリティ面では 不安が残ります。オンプレミス型、クラウド型双方にメリット・デメリットがあるため、それぞれの特徴を よく理解して選ぶことが重要です。

現代のビジネスシーンではモバイル利用が必要不可欠になっているため、 グループウェアのマルチデバイス機能はしっかり確認する必要があります。 スマートフォンやタブレットでの使用は可能か、 iOSやAndroid、BlackBerry、Windowsなど、対応品目をチェックしましょう。

大手ベンダーのグループウェアはマルチデバイス対応になっていることがほとんどですが、端末へのインストールの有無、メールの個別設定などの違いがあり、AndroidとiPhoneのあいだでは利用不可のケースもあります。

また、グローバル化に伴い海外進出する企業も多く見られます。グループウェアのグローバル対応も製品の選定において重要な確認事項です。タイムゾーン対応はしているのか、利用可能言語は何ヶ国かなどは製品によって違いがあります。

グローバル対応に関しては海外の大手ベンダーが強い傾向にあります。ほかの機能とのバランスを見ながら選定しましょう。

現代は1人1台、スマートフォンを持っているのが当たり前の時代になりました。 だからといって、すべての社員のITリテラシーが高いとは限りません。

グループウェアを社内に普及させるには、ITスキルの差や年代に関わらず使えることが求められます。 そのため、直感的に操作できる画面であることも重要なポイントです。

操作に迷うことがあってもすぐに覚えられるシンプルさも必要です。 グループウェア導入にあたっては、通常業務で使用してきたアプリケーションとの連携が取れるかも確認しましょう。

今まで使ってきたシステムをすべて新しいグループウェアに変更すると、利用する社員にもストレスがかかります。 ITリテラシーが高い社員であっても、通常業務をこなしながらたくさんの新機能を使いこなすのは大変です。 まずはグループウェアの操作を覚えるまでに時間のかかる層を起点にして、製品を選ぶと良いでしょう。

グループウェアにはさまざまな機能があり、多機能・高性能を求めると 製品価格は高くなりがちです。しかし多種多様な機能のうち、果たしてどこまでが実際の業務に必要でしょうか？ いくら機能性に優れていても、現場で使う機会がなければ導入する意味をなしません。

グループウェアを導入するときは予算を組みますから、いかに必要な機能を予算内に収めるかが大切です。 現場の業務がどのように行われているかをしっかり把握したうえで選択するようにしましょう。

ただし、コストカットを優先するあまりセキュリティの低い製品を選ぶのは良くありません。 セキュリティを軽視したばかりに情報漏えいやウイルス感染などのトラブルが起これば、 かえって莫大なコストがかかりかねません。コストをかけるべき部分と省く部分の見極めは非常に重要になってきます。

グループウェアの導入と運用はコストとのバランスを考えて決めるようにしましょう。

まとめ

中小企業での導入が増えていることから、グループウェアの製品も多種多様になっています。

最初はどのような製品があるのかわからず選び方に苦労するかもしれません。 しかし、一つひとつの製品を吟味すると同時に自社に必要な機能を見定めることにより、 適切なグループウェアを選ぶことができます。コストカットを重視しすぎたり導入を焦ったりするよりも、 それぞれの製品をじっくりと比較すし、コストパフォーマンスの良いグループウェアを選びましょう。