働き方改革への取り組みや技術革新などに伴い、場所や時間にとらわれずに仕事ができるようになってきています。離れた場所にいる複数の人間が同時に情報のやりとりができる会議システムなどもその一つです。会議システムにはテレビ会議とWeb会議の2種類がありますが、何が違うのかわからないという人も多いのではないでしょうか。そこで、両者の特徴やそれぞれのメリット・デメリットなどについて解説していきます。

Web会議システムとは?

専用機器や専用回線が不要で、パソコン(カメラ/マイク付き)やスマートフォンなどがあればだれでも利用でき、ブラウザやアプリで利用するものが一般的です。
テレワークなどでよく利用される Google Meet やZOOM、Wherebyなどがあります。

手軽で安価!Web会議のメリットとデメリット

Web会議システムを構築する際には面倒な工事などは不要です。
インターネットに接続できる端末さえあれば、あとは簡易カメラとマイクスピーカーを用意し、接続するだけです。
それだけで、世界中のどこからでもシステムを利用することが可能になります。
たとえば、交通機関を用いて移動中の場合でもスマートフォンやタブレットがあれば会議に参加できるのです。
手間がかからないうえに場所を選ばないというのは非常に大きなメリットだといえます。

そのうえ、システム構築のための専門機器も不要なので、システムを構築するためのコストはかなり安価です。
他には、会議以外の用途にも利用しやすいというメリットがあります。
具体的な用途としては、「配信を用いた研修や朝礼」「テレワーク」「遠隔相談窓口」「遠隔商談」などといったものが挙げられます。
さらには、クラウド型の場合はソフトウェアをサービスとして提供してもらっているので、システムが故障する心配はなく、しかも、定期的にバージョンアップをしていくのがうれしいところです。

ただしインターネットの通信環境が不安定だと、映像や音声が途切れたりしてしまうのがデメリットとして挙げられます。
特にテレワークの場合は「ポケットWi-Fiを使用。通信量が多く制限がかかる」「家のWi-Fiには、テレビやゲーム、スマホにPCなど多くの機器が接続されている」といった理由で回線が不安定になることが多いようです。
Web会議中に通信が不安定になる場合は、利用されているインターネット回線や接続機器の見直ししましょう。

テレビ会議システムとは?

テレビ会議システムは、専用機器が必要という点がWeb会議システムとは異なります。
基本的には会議室にシステムを常設し、別拠点の会議室同士をつなぐ形になります。

高品質で安定したパフォーマンスが魅力!テレビ会議のメリットとデメリット

通信はVPNなどの拠点間通信を用いて行われるため、システムはグループ内だけで結ばれており、外部とはつながっていません。
したがって、通信のセキュリティ対策をソフトウェアに依存しているWeb会議システムと比べて、システムがウイルスに感染するといったリスクが低いのが特徴です。

ただし、システムを構築するには高価な専用機器が必要であるため、コストはかなり高くなってしまいます。
また、決して安くない保守費用も定期的にかかってきます。
そのうえ、導入の際には大掛かりな工事をしなくてはならないので、手間がかかることが多いです。
しかも、最大のネックといえるのが、使用できる場所が限られているという点です。
たとえば、本社と支社の会議室に専用機器を設置して端末を接続したとしましょう。
その場合、テレビ会議に参加するためには本社か支社の会議室まで足を運ぶ必要があります。
つまり、出張中や移動中の人はこのシステムを利用することはできないのです。
これはかなり大きなデメリットだといえます。

しかも、会議室でしか使えないということは、用途がほぼ会議だけに限られるという事実を意味しているのです。
以上の点から、手軽さやコストパフォーマンス、あるいは汎用性の高さなどを重視している人にとってはこのシステムは不向きだといえます。

徹底比較!Web会議とテレビ会議の項目別比較表

Web会議システム テレビ会議システム
必要な機器・設備
  • パソコンやスマートフォンなど
  • カメラやマイク・スピーカー
  • インターネット回線
  • 専用機器(設置工事が必要な場合も)
  • 専用線やVPN回線
利用場所・利用シーン

パソコンやスマートフォンが利用できる場所であればどこでも利用可

  • 在宅勤務で会議に参加
  • リモート商談
  • オンライン入社式

専用機器が設置されている場所でしか利用できない

  • 本社と支社での定例会議
利用できる機能
  • 映像・音声の共有
  • 資料や画面共有
  • チャット機能
  • バーチャル背景
  • 動画配信(いわゆるウェビナーなど)
  • 映像・音声の共有
社内外の接続 社内・社外ともに誰とでも接続可能
※アプリケーションのダウンロードなどが必要になる場合がある
機器が設置されており、専用線やVPN回線など安全な拠点間通信が可能な相手のみ
セキュリティ アプリケーションのセキュリティに準ずる 拠点間通信のセキュリティと同等
費用 安価 高価
メンテナンス 不要
※自動でバージョンアップされる
必要
※保守費用が必要になる場合が多い

自社に適したシステムを選ぼう!

Web会議とテレビ会議は一見同じように見えますが、実際は大きな違いがあります。
そこで重要になってくるのが、自社で使用する場合にはどちらが適しているのかという見極めです。
たとえば、コストがかかっても高品質で安定したシステムを構築したいという場合はテレビ会議が有力な選択肢になりますし、コストの安さや汎用性の高さを重視するなら選ぶべきはWeb会議です。その辺りの判断をくれぐれも間違えないようにしましょう。