これからテレワーク（リモートワーク）や在宅勤務を始めようと考えている方は非常に多いと思います。「会社で行っていた業務は家でできるの？」「会議はどうしたらいいの？」「コミュニケーションはどうやって取るの？」テレワークを始めるにあたって、こういった不安や悩みを持っている方は少なくないはずです。

橋本さんに続き、もう1人のリモートワーカーに取材してみました。今回は、管理者という立場から見た在宅勤務で感じた3つのメリットとデメリットを村松さんにインタビューしてみました！

--それでは、村松さん。まずは普段どんな業務をしているのか教えていただけますか？

村松さん：Webディレクターをしております。

Webの制作からパンフレット制作などのオフラインまで一貫して内製で行っておりますが、私を含め4人というけっして多くはない人数でプロモーション全てを担っております。

ディレクターという立場なので、メンバーの作業進捗の管理や制作物の確認、他部署との調整なども行います。

--テレワークを始めたきっかけはなんでしょう？

村松さん：テレワークデイズへの参加がきっかけです。

弊社でも常に働き方改革は検討されており、テレワークデイズに参加することで試験的にテレワークを行ったのが始まりです。

--さっそくですが、実際にやっていて感じたメリットはどんなところでしょう？

村松さん：作業に集中できるところです。

制作だけでなく、データの収集や分析、リストの精査なども行います。

データを扱うときにはより一層の集中力が必要ですから周りから不意に声をかけられないという環境は非常に助かります。

声をかけられて話し終わった後に、あれ？

どこまでやったんだっけ？って経験がみなさんにもあると思うんですけど、それがないので作業もはかどります！

あとは、在宅していると会議はWebになるんですが、物理的に集まって話し合うよりも濃く、スピード感があるように感じます。

Web会議では、誰かがしゃべっている時には静かに聞くことを今まで以上に徹底する姿勢になりますよね？

その結果、横道に反れて主題ではない議論を始めたり、いまさっき説明したじゃん！ってことがなくなりました。

今まで以上に短時間で議論が進み、意思決定も速くなったと感じています。

Web会議がやりにくいと思っている方も多いかもしれませんが、実はWeb会議の方が会議室への移動もないですし、効率的だと思います。

時間の使い方に幅が出てきたことも良いところですね。

今まで会社への通勤で往復1時間以上かかってましたが、その時間がなくなりました。

この空いた時間はプライベートなことにも使うこともありますが、普段から足りないなと思っていたスキルアップのための勉強などに使っています。ビジネス書を読んだり、ツールの使い方の勉強だったり、オンラインセミナーの視聴などをしています。

メリット①

業務に集中できるようになった！

メリット②

会議が効率的になった！

メリット③

時間の使い方の幅が広がった！

--それでは、つぎに在宅勤務で困っていることはありますか？

村松さん：集中しすぎてお昼ごはんを食べ忘れることですかね（笑）業務を始めて気づけば17時くらいになっていることがちょくちょくあります。

真面目に答えると、コミュニケーションの取り方を変える必要があるということですかね。

普段であれば、メール、電話、チャット、口頭と様々な手段があり、基本的には口頭で会話することが重視されると思います。

テレワークでは、直接話しかけることができませんのでその部分をツールで補う必要がありました。

もともとチャットは使っておりましたが、要件をまとめてチャットして、口頭でニュアンスや温度感を加えて補足するということをしておりました。

チャットだけで会話しているとどうしてもニュアンスや温度感が伝わりづらくて、簡単にメッセージを送れるはずのチャットに四苦八苦しました。

あとは、メンバーの作業進捗を横目で確認するってこともできなくなりましたので、いちいち聞かなければなければならないことが面倒くさいと思いました。

管理職の方なら分かってもらえると思うんですが、作業をしている姿を見ているだけで、進捗管理やメンバーの管理をしているつもりになってしまうイケない思考があるじゃないですか？

目が届かないとちゃんと仕事しているのか不安だとか。

組織としてもそうですが、メンバーの作業効率のことを考えると私の主観ではなく、客観的な進捗管理をしてあげなければならないと自覚させられましたね。

もうひとつ挙げるとするなら、チラシなどの紙媒体のものを実物で確認することができないということです。

印刷してみたら、データと少し色合いが違うとか、この部分見づらいよねってこともあるので、実物でチェックするんですがそれができないんです。

世の中的にペーパレス化が進んできており、実際にオンライン商談も増えてきてますので、データで問題なければ良しということにしました。

デメリット①

今までのようなコミュニケーションができなくなった！

デメリット②

メンバーの進捗確認がしづらくなった！

デメリット③

印刷物などの紙媒体のものを確認できなくなった！

--ありがとうございます。

ここからはテレワークを始めようとしている方が、不安に思っていることについて聞かせてください。

前ページでは、テレワークの良いところ/悪いことについてお話頂きました。ここからは、テレワークを始めようとする方がよく気にしていることを聞いていきたいと思います。

--まず、会議はどうしてますか？

村松さん： テレワークを推進するにあたり、定例会議をなくしました。以前は毎週水曜日に集まって会議をしていたんですが、チャットにより普段のコミュニケーションが活性化したので、定期で集まって報告や情報共有する必要がなくなりました。

そこでいっそのこと会議をゼロにしてしまおう！と思い至りました。

会議をなくす代わりに、全員の進捗の見える化や集計データのレポート自動化など少しずつではありますが進めております。

他部署との連携がありますので、必要な会議は実施しております。

意思決定にはスピード感が大事ですので、そこはチャットでなく、Web会議で要件のヒアリングからスケジュール感の把握、ゴールの決定まで1時間で収まるようにしております。

ツールは会議する相手によって変わりますが、G Suiteの meet やLINE WORKSのビデオ通話を使っております。

どちらも問題なく使えてますし、大きな障害など聞いたことがないので安心して使っております。

--どうやってコミュニケーションを取ってる？

村松さん：ほぼチャットでコミュニケーションを取ってます。

先ほどチャットで伝え方とか四苦八苦していたと言いましたが、LINE WORKSを使うことで解決しました。

LINEと同じようにスタンプが使えるので、温度感を伝えられる部分が大きいです。

チャットなので短文で「OK」だけだと素っ気なく感じますし、スタンプを付けるだけ、たったそれだけでだいぶ印象が変わるんですよ。

機械と会話しているわけではないので、どんなテンションで伝えているのかってコミュニケーションとして重要だと思ってます。

また、既読がつくので、確認してもらえてるのかな？という心配もないですし、グループチャットではだれが既読していて、誰が未読なのかもわかります。ビジネスではちゃんと伝わっているのかって重要ですから便利ですよね。

--社内と在宅だとモチベーションに変化はありますか？

村松さん：良い意味で変わりますね。出社している時は、早く家に帰りたいとか思うときがあるじゃないですか？自宅で勤務しているので、早く家に帰りたい！っていう雑念がなくなりましたね（笑）プライベートもしっかり充実させたいと思っているので、実現できる働き方ができるという点でむしろモチベーションは上がっています。

メンバーのモチベーション維持も気にしているんですが、適度にチャットで雑談をするように声をかけたりしています。
例えば、進捗大丈夫？進んでる？って聞きたい時にテキストだけだと、監視されてるとか尋問されてるみたいな圧迫感を与えてしまうので、スタンプを使ってライトな感じでチャットします。
それだけでも、返信が来るスピード感が上がったり本音が聞けたりしやすくなるのでメンバーの状況が分かりやすくなりました。

--生産性の変化はあったのか？

村松さん：集中できる環境で業務ができるようになったので、生産性は上がっていると思います。
というのも、出社していた時よりもテレワークしている今の方が忙しく感じています。
自分が今何をしなければならないのか、次は何をするのかを嫌でも考えさせられるのでセルフマネジメント力があがったように感じます。

あとは、デザインの確認するときにアンケート機能を使ったりすることで、効率的にみんなの意見を集約したりしています。
わざわざデザインのレビューをするために集まって意見交換をするのではなく、アンケート機能を使うことでお互いの煩わしさを解消してます。

--社内と社外で情報の格差はあると思いますか？

特に感じてないです。

もともと業務を行う上で、ファイル、メールやチャットなど業務にかかわることはデジタルデータで残す文化がありましたので、テレワークを始めたから共有漏れが起こったということはありません。

LINE WORKSのホーム（掲示板）などにも既読機能があるので、共有したデータを誰が見ているのかも分かるので、情報格差は全然ありません。