働き方改革の第一歩！テレワークを実践！テレワーク・デイズ2019 実践レポート

ITコラム

東京オリンピック開催まであと1年をきり、ニュースやテレビでも出場選手や会場の話題が取り上げられない日はありませんね。わくわくと楽しみな気持ちもありながら、オリンピックがいざ始まれば交通規制や観光客の増加等により都内では出社困難な状況に陥るのでは？といった話もあり、不安を抱える企業の方も多いと耳にします。

オリンピックの対応策としては、皆様もご用意をすすめておりますでしょうか。国としてはテレワークを推奨している状態ではございますが、テレワークをしろと言われても、実際のところ導入には何が必要なのか。会社を離れて生産性は落ちないのか。気になる方も多いかと存じます。

USEN ICT Solutionsでは、テレワーク・デイズ 2019に「特別応援団体」として参加し、全社でテレワークを実践いたしました。テレワークを行う為に利用したツールから、生産性の変化、メリット/デメリットまで、実際にテレワークを利用した社員に行ったアンケートを基に作成した、効果測定の結果を皆様にご共有いたします。

テレワーク・デイズの概要

総務省、厚生労働省、経済産業省、国土交通省、内閣官房、内閣府では、東京都および関係団体と連携し、2017年より、2020年東京オリンピックの開会式にあたる7月24日を「テレワーク・デイ」と位置づけ、働き方改革の国民運動を展開しています。
2017年（7月24日のみで実施）には約950団体、6.3万人、2018年（7月23日～27日の5日間実施）には1,682団体、延べ30万人以上が参加しました。
2019年は、2020年東京大会前の本番テストとして、7月22日（月）～9月6日（金）の約1ヶ月間を「テレワーク・デイズ2019」実施期間と設定し、テレワークの一斉実施を呼びかけました。

https://teleworkdays.jp/

特別応援団体とは
テレワークの実施に際し、
①5日間以上実施
②7月24日（水）に100名以上実施
③効果測定（実施人数、コスト削減の効果等）に協力可能な団体です。
^{※東京都内等の企業については、上記に加え、下記のいずれかの実施を推奨します
（都内事業所への通勤社員が対象）}①2週間以上の実施
（7月22日（月）～8月2日（金）の平日10日間での集中実施を推奨）
②企業の都内社員数の1割実施
（7月22日（月）～8月2日（金）の平日10日間において、1日1割程度の実施を推奨）
③2020アクションプラン作成（2020TDM推進プロジェクトとの連携）

実施内容

対象：全社員（全国の社員170名）
地域：北海道、宮城、埼玉、東京、横浜、愛知、大阪、広島、福岡
実施期間：7月22日~9月6日（※8月3日以降は、自由参加）
集中期間：7月24日は営業統括部一斉実施
利用ツール：G Suite、リモートアクセス、LINE WORKS、支給携帯、支給ノートPC、TeamSpirit
実施内容：
・直行・直帰推奨
・カフェ代支給によるオフィス外勤務の推奨
（支給対象をカフェだけでなく、カラオケ（ビジネス利用）やコワーキングスペースまで利用可とした）
・在宅勤務の推奨
全国の社員170名を対象に、期間中の直行直帰及び在宅勤務を推奨、カフェ代支給制度（出先で利用したカフェの飲料代やカラオケやコワーキングスペースの費用を経費精算できる制度）として実施。また、オリンピックでは開会式にあたる推奨日7月24日を一斉実施日として設定した。

アンケート内容

・テレワークの実施について
・テレワークでの利用ツール
・テレワークを行った場所
・テレワークを行って感じた生産性の変化
・テレワークで感じたメリット
・テレワークで感じたデメリット
・テレワーク期間中の仕事に対する満足度
・テレワークを継続したいか否か

一日の流れ（例）

営業職
・午前中在宅勤務を行い事務処理や電話対応を行う。午後アポイントをとった営業先を周り合間をカフェで業務を行う。会社に立ち寄り書類を提出して退勤、帰宅
・朝アポイント先の近くのカフェで業務を行いそのままアポイントへ、コワーキングスペースを利用し夕方再度アポイントへ向い、そのまま帰宅
内務職
・午前在宅勤務を行い、午後出社して書類の処理等を行う
・一日在宅勤務を行うが、各種MTGなどはWeb会議を通じて参加する
等

結果

【1.参加率及び実現性】
期間中対象170名の内約140名が参加。ほとんどの社員が問題なくテレワークを行う事が可能だった。また、一斉実施日を設定した上で問題無く業務を行うことが可能だった。これにより、出社困難な不測の事態にもほとんどの社員が問題なく業務継続を行うことが可能という認識ができた。

実現可能であった理由として、下記ツールの利用により社外で必要な対応が可能であった事が大きい。

・コミュニケーション - G Suite 、LINE WORKS
下記図1より、上位に入るメール、ハングアウトチャット（チャットツール）及びハングアウト Meet（テレビ会議ツール）はすべて G Suite 機能になる。G Suite を利用する事により、顧客とのやり取りで電話を使う場合以外は社内外のコミュニケーションを G Suite にて完結させることが可能であった。
LINE WORKSを活用する場合、LINE WORKSを利用する顧客であれば、LINE WORKS同士でスピーディにコミュニケーションを取ることも可能だった。また、出社時間の変更であったり、体調不良等の勤怠絡では、LINEと同じユーザビリティかつ別アプリを利用できるLINE WORKSにて行う事が可能であった。