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Google Workspaceで瞬時に生産性を最大化
Google Workspaceで瞬時に生産性を最大化
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1分1秒をムダにしない! Google Workspace 導入で仕事効率をICT SOLUTION!

著者: 情シスマン
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営業をかけたり、商談後の御礼を送ったり、社会人にとって重要な連絡手段のひとつであるメール。最近ではWebやアプリケーションを通じてどこからでもメールが確認できるようになり、スムーズな意思決定や迅速な顧客対応ができるようになった。アプローチ次第では、ビジネスチャンスをつかむツールにもなり得るだろう。一方で、コンプライアンスやセキュリティ面からメールをソフトウェア(メーラー)のみで送受信し、いまだに社内でなければメールが確認できないという企業もある。しかし、政府が掲げた「働き方改革」の波に乗り遅れないよう徐々にWebアプリケーションやクラウドに切り替える企業が増えていることも事実。そんな時流に飲み込まれそうな“情シス”がここにもひとり────

多田野部長

にのまえくん!急いでわが社のメールをどこからでも
確認できるようにしてくれ!在宅勤務の事務が増えるからね!
メールもテレワークのうちだよ!
テレワーク!ガハハハッ!

にのまえ はじめ

えぇっ!ちょっと待ってください!
いきなりすぎますよ…!

多田野部長

というわけで、頼んだぞ!にのまえくん!
ワハハハハッ!ガーハッハッハッ!

にのまえ はじめ

まーたいきなり無茶ぶりしやがって…
ただテレワークって言いたいだけなんじゃないのか…?
くそ~!とりあえず面倒だし、事務さんのメールを自宅アドレス宛に転送設定しておけばいっか…

──── そのころインターネット空間では ────

Dr. Protocol

ククククッ…!いいぞ…
管理を放棄されたITツールやシステムには負のエネルギーが宿っている…!
よぉし、転送設定をめちゃめちゃにしてさらにエネルギーを増幅させてやる!
サージアシストグローブ!

Dr.ProtocolEquipment③:cmdメガネ&サージアシストグローブ
Dr.ProtocolEquipment③:cmdメガネ&サージアシストグローブ

サーバーやデバイスの画面が投影されるメガネ(素顔隠しにも役立っている)。接続していない遠隔のものでも可。サージアシストグローブでバーチャルキーボードを呼び出し、コマンドを打ち込んで操作する。またサージアシストグローブは、電波や電流を物理的につかんで増幅させたり、操作することもできる

Dr. Protocol

これをこうしてこうやって………
できた!ついでにスパムも送り付けちゃお!楽しみだ!

──── 数日後 ────

多田野部長

おい!にのまえ!
事務さんたちからメールがまだ見れないって相談があったぞ!
一体どうなってるんだ!?

にのまえ はじめ

えぇっ!何でだろう…何かミスったかな…?
んーと?ゲゲッ!
転送設定ミスってるじゃないか!!
あ、でも送られてない…
エラーで戻ってきてる(ホッ)そもそもメールサーバー容量いっぱいじゃないかコレ…
え?これってもしかしてスパムメール?
あ~!もうワケわからない!

情シスマン

上司のたび重なる無茶ぶりに嘆くそこのキミ!

にのまえ はじめ

Joshisu Manさん…
申し訳ないんですけど、今ちょ~っと手が離せないんですよ

情シスマン

なに?メールをどこからでも見れるようにしたい?
よし!私にまかせろ!

にのまえ はじめ

え!?なんでわかったんですか!?…
コワッ!

情シスマン

私はつねに世界中を飛び回り、色々な会社の課題を光のスピードでキャッチアップしている…
正直とても忙しいのだが…キミの心の声が聞こえたんだ
企業のIT・情報システム部の平和は世界平和に繋がると言っても過言ではない!
少なくとも私はそう信じている!

にのまえ はじめ

へ、へぇ…そうなんですね(時差ボケにでもなってんのかなぁ?
いつにも増してテンション高い…てか、スケールでかくね!?
そもそもヒマでずっと近くにいた疑惑もぬぐえない…!
この人一体、普段何してるんだろう…それが一番気になってきた)

情シスマン

おい!聞いているのか!?
はじめ!?

にのまえ はじめ

ハッ!ハイィィ!
なんでしょう!?

情シスマン

とりあえず、こんな点で悩んでいるんだろう?
キミの声が聞こえなくとも、キミのPCの画面とこれまでの会社のありさまを見ていればだいたいわかる!

調査

MISSION!
  • 社外からでも会社のメールを確認できるようにしたい
  • メールサーバーの運用や容量・アカウント管理などが煩雑で何とかしたい
  • スパムメールやウイルス対策に困っている
  • セキュリティ面が心配だ
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にのまえ はじめ

ハハハ…ですよね~!てか、そうなんですよ…!
どこからでも会社のメールを確認できるようにって言われてもメールサーバーの管理やらなんやらもう手が回らないし…
スパムはもう割り箸についてくるつまようじのようなものって思って気にしないようにしてました

情シスマン

なるほどな…
特に兼任情シスやひとり情シスだとそうなってしまうのが関の山だろうでは、『 Google Workspace 』を導入してみよう

にのまえ はじめ

わ…?わーくす?

情シスマン

グーグル ワークスペースだ!いくぞ!

Joshisu Man Equipment①:光ファイバーテイル
Joshisu Man Equipment①:光ファイバーテイル

光ファイバーを束ねたようなウィップ型ソード。ひと振りでネットワークにまつわるアレコレを解決できる。柄の先端にLANコネクタのような装飾がついており、スイッチのように押し込むとデータセンターとのコネクト、引き出すとLAN構築、天に向けるとクラウドを呼び出すことが可能

Joshisu Manが光ファイバーテイルをかざずと、青白い光が駆け抜ける。それと同時にウィップ部分が硬化し、みるみるうちにソードへと変わっていった。そのまま光ファイバーテイルを地に突き立てると、Joshisu Manは柄の先端を天へと向け、召喚コードを唱えた。

情シスマン

光ファイバーテイル!
クラウド召喚『 Google Workspace 』!

用語

KEYWORD!

「 Google Workspace 」(グーグル ワークスペース)

メールやビデオ会議もできるテキストチャット、オンラインストレージ、ファイル共有などGoogleが提供するグループウェアサービス。さまざまなビジネス向けツールを利用でき、組織内のシームレスなコミュニケーションを活性化。クラウド型なので、どこにいても仕事を進めることができ、共同作業も簡単にできる。

■Gmail:「 Google Workspace 」の中のメール機能。個人向けのGmailとは少し仕様が異なる。

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オフィスが白い光に一瞬包まれる。それから、うすい靄がしばらく漂ったあと、何ごともなかったかのようにいつものオフィスの光景が戻ってきた。

にのまえ はじめ

え?これで本当に大丈夫なんですか?
何がどう変わったんですか?

情シスマン

ひとつずつ説明していこう!
まず「1.社外からでも会社のメールを確認できるようにしたい」について『Gmail』は、ブラウザからメールが確認 できるメールサービスだ!キミも使ったことがあるんじゃないか?

にのまえ はじめ

Gmail?
使ったことありますけど…まさか!
ビジネス向けなんてあったんですね!

情シスマン

個人向けと法人向けでは少しGmailの仕様が異なる!
まず、メールアドレスは自社のドメイン※のものを利用することが可能だ

※ドメイン…例えるなら、インターネット上の住所。
サイトやメールの宛先を特定するための文字列。メールアドレスの@マーク以降、URLでは「http://hogehoge.com」の「hogehoge.com」の部分。

にのまえ はじめ

へ~!知らなかったです!
Gmailだったら使い慣れている人も多いし、
確かに取引先でもGmail使っているところが増えてきたなぁ…

情シスマン

Gmailの良さはそれだけじゃないぞ
「2.メールサーバーの運用や容量・アカウント管理などが煩雑で何とかしたい」に ついても解決してくれる。いちばん社内管理でネックになりやすいメールサーバーはGoogle側で管理してくれる。また、メールアドレスの発行や削除などは管理用のコンソールパネルから可能だ。今まで手一杯だったメールサーバーやアドレス管理など煩雑な業務から解放してくれるんだ

にのまえ はじめ

それは助かるなぁ!
でも、Googleのサービスって色々あるって聞いてます。
Gmailだけ使いたいけど、実は他のGoogleサービスや機能と連携されてて、知らないあいだにデータが同期されてたり、社員が勝手にやっちゃったりってことがありそうで怖いです…

情シスマン

Google Workspace 導入時は、ほとんどのサービスと機能が有効化されているが、管理者側でサービス利用や機能の制限をかけることができる。あまりにも色々な機能があると、 人は何を使っていいかわからなくなるものだしな。また、はじめの言ったとおりGmailだけ使わせたいならGmailだけ利用させることも可能だ

にのまえ はじめ

それはイイですね!
きちんと管理できるのは素晴らしい!
ところで容量はどうなんですか?
これだけ便利だと容量ケチってくるんじゃないですか?

情シスマン

プランによって異なるが、受信ボックスの容量は30GB~無制限!
文字のみで1通あたり10~20KBのメールが150万通くらい受信できる容量だ定期的なメールサーバーの容量チェックや過去メールデータのバックアップや削除などもしなくて済むぞ

にのまえ はじめ

それなら安心しました!
けど、まだ心配な点があって…
「3.スパムメールやウイルス対策に困っている」
ただいま俺の会社、絶賛困っているんですが
Gmailはどうなんですか?

情シスマン

Gmailのスパムフィルターは優秀だ!
対策ソフトを入れなくても迷惑メールの判別ができる!
さらにウイルススキャンも行なってくれる

にのまえ はじめ

じゃあ最後の困りごと…
「4.セキュリティ面が心配だ」について!
アカウント乗っ取りとか一時期ありましたけど、大丈夫なんですか?

情シスマン

セキュリティは2段階認証が用意されているログイン時に自分スマートフォンなどに認証メールを送信し、パソコンだけじゃなくスマートフォンや別のデバイスと両方で 認証を行なうことでログインができるというものだ。万が一侵入されたときでも、Googleから素早い通知が来る

にのまえ はじめ

え~!すごいですね!
これなら今まで帰り際にメールが受信できないとか、変なメールが来るとか言われて、サーバーチェックやバックアップや容量の調整で残業することもなくなる!
毎日ゲームができる生活まで一歩近づいた!
ありがとう!Joshisu Man!

──── そのころ… ────

Dr. Protocol

私の仕掛けたスパムメールが届かないぞ~!
くそ~!Joshisu Manめ~!!

情シスマン

無事、解決したようだな!
強い情シスが企業を伸ばす!
また会おう!さらばだ!

解決

ICT SOLUTION!

『 Google Workspace 』のGmailならPC・スマートフォン問わず、外出先や自宅などどこからでも会社のメールが確認できる。会社のメールをWebメール(クラウド化)したい企業はもちろん、社内でメールサーバーを運用しているがトラブル対応にてんてこまいになっている、社員がそれぞれ好きなメールソフト(メーラー)を使っていて管理が行き届いていないなど、運用・管理面に不安のある情シスマンは問い合わせてほしい。

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Google Workspace
  • 独自ドメインで利用できる
  • 受信ボックスは容量無制限※
  • パワフルな迷惑メールフィルタ

※ Google Workspace Basicの保存容量は、Googleドライブとあわせて1人あたり30GBです
※5アカウント未満のご契約の場合、1人あたり1TBです

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