Google Workspace は、Google が提供する組織向けコラボレーションツールです。よく耳にしていても、今ひとつどのような特徴や機能があるのか把握しきれず、理解を深めたいという企業の経営者や担当者も多いでしょう。

今回は、Google Workspace とは何か、その特徴を解説します。活用シーンや機能、料金プランなども紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

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Google Workspace とは、Google が提供するコラボレーションツールで、組織での業務やコミュニケーションを効率化させ、生産性を向上させるための機能が揃っています。ここでは、Google Workspace の歴史や、どのようなプランがあるのかを紹介しましょう。

Google Workspace は「G Suite」「Google Apps」がリブランドされたサービスです。

2004年に登場した「Gmail」。そのビジネス版（独自ドメインによる「Gmail」サービス ）として2006年に「Google Apps」が提供開始となりました。その後、機能追加などを繰り返し、2016年に「G Suite」、2020年「Google Workspace」にリニューアル（リブランド）され、現在に至ります。

料金体系については、G Suite から Google Workspace に変わるタイミングで大きく刷新されました。

現在、Google Workspace には主に2つのエディションと、それに連なる6つのプランが存在します。

Business と Enterprise の大きな違いは、「利用規模」にあります。「300アカウント」が基準になっており、利用する人数が300名以下であれば Business と Enterpise どちらも選択可能ですが、300名を超える場合は Enterprise しか選べません。

プランについては、利用可能なアプリやセキュリティ・管理機能、ビデオ会議の利用可能人数上限、ストレージ容量などによって分かれています。

ここでは Google Workspace の4つの特徴を紹介します。

Google Workspace は、メールやチャット、管理アプリなどで、メンバー同士の情報共有やコミュニケーションが簡単にできるのが特徴です。業務の進捗やスケジュールなどが一括で管理できるので、業務の効率化につながります。

「Google ドキュメント」や「Google スプレッドシート」といったオフィスツールにより、業務記録や進捗が共有できたり、「Google ドライブ」を活用したファイル共有・管理も行うことができるため、生産性が向上します。

クラウド上で作成されたそれぞれのファイルはクラウド上に保存され、場所やデバイスを問わずアクセスすることができ、メンバーそれぞれが情報を閲覧したり編集したりできます。更新情報も自動で保存され、常に最新のファイルとなるため、ファイルの先祖返りを防ぐことも可能です。

安全性が高いのも Google Workspace の特徴です。2段階認証プロセスやシングルサインオンで、安全に Google Workspace を利用できます。ドメインやメールアドレスなどでフォルダ・ファイルのアクセス権限を管理することもできるため、データの管理を安全かつ容易にすることが可能です。さらにデバイス管理機能も備えており、ユーザーが利用する端末の盗難・紛失リスクにも対応できます。

Google Workspace では、ほとんどのプランで Google が提供するAI「Gemini」を組織的に利用できます。Gemini に内包される「NotebookLM」や「Nano Banana」なども利用可能なため、業務の生産性を挙げてくれること間違いなしです。

許可なくドメイン外で生成AIモデルの学習に使用されることもないため、安全にAIを利用できます。

Google Workspace はユーザーごとに課金されるシステムであり、安価なプランであれば月額800円／ユーザー（Business Starter）で利用できます。

メールやチャット、Web会議といったコミュニケーションツールに加え、クラウドストレージやオフィスツールも使用できるため、Google Workspace さえ導入すれば最低限業務ができると言っても過言ではありません。また、「Google サイト」という社内ポータルを作成できる機能もあります。

これだけの機能を備えたグループウェアを低単価で導入できるのが Google Workspace の優れている点の一つです。

コラボレーション機能、つまりユーザーがお互いに作業を確認しながら同時編集することが得意です。

Google Workspace で使用できるオフィスツール（「Google ドキュメント」「Google スプレッドシート」「Google スライド」）は、同じファイルを異なるユーザーが同時に編集することが可能なため、作業効率が向上します。

例えば議事録を「Googleドキュメント」で取る場合、複数人で同時に編集できるため、漏れなくスピーディに情報を更新することができます。また、今まではローカルで作成した PowerPoint などはいちいちファイルのやりとりが必要で、世代管理もファイル名などで工夫する必要がありました。「Google スライド」では同じファイルを更新していくことで常に最新の情報にアクセスできますし、編集履歴をもとに過去の世代を復元したりすることもできます。

キーワードだけでなく、期間など様々な切り口で検索をかけることができる強力な検索機能が Google Workspace には搭載されています。

クラウドストレージである「Google ドライブ」から目的のファイルを見つけたい、過去のメールから大事な情報を見つけたいといったときでも、各アプリケーションにある検索機能を使うことで必要な情報をすぐに見つけることができます。

Google Workspace は、2段階認証やセキュリティ・管理機能も充実しており、安全性が高いコラボレーションツールのひとつです。

Google Workspace で管理する情報は冗長化されたデータセンターに格納されており、データ紛失のリスクが低いのも特徴です。もちろんISO27001（情報セキュリティマネジメント）などの各種認証も取得しています。

Google Workspace が活用できるポイントを紹介します。

チャットや Meet はもちろん、同時編集可能なツールや Gemini を活用すれば、コミュケーションが活性化し、個々人の業務も効率化できます。

Webベースのサービスのため、インターネット環境さえあればPCやスマートフォンでどこからでもアクセスでき、リモートワークなどにも役立てることができます。

Google Workspace は、セキュリティ強化にも活用できます。働き方が多様化している現代に合ったツールを導入していないと、従業員が個人で勝手にインストールしたアプリ（例えば無償版 Gmail や LINE、Zoom など）を利用して業務をしてしまう可能性があります。いわゆるシャドーITです。さまざまなアプリが使える Google Workspace を導入することで、従業員がわざわざ他のツールを使う可能性を減らすことができます。

また前述の通り、そもそも Google Workspace はセキュリティ面に強みがあるサービスです。Google Workspace 上でやり取りされるデータは Google のサーバーに安全に保存されるため、端末自体にデータが保存されることはなく、端末故障によるデータの消失や端末の盗難・紛失による情報漏えいのリスクも回避できます。在宅勤務やコワーキングスペースでの業務など、端末を社外に持ち出すことが増えている現代においては、重要なデータをローカルに保持させないことも重要です。

そして、マルウェア感染のきっかけとして最も多いのが不正なメールです。なりすましメールなどの本文に記載されている不正なURLをクリックしたり、添付ファイルをダウンロードすることで、ユーザーが自らマルウェアを招き入れてしまうのです。Gmail は、迷惑メール、フィッシング、マルウェアを99.9%以上阻止し、それらがユーザーの受信トレイに到達するのを未然に防ぐことで、ユーザー自らがクリックしてウイルスに感染してしまうという事故を防ぐことができます。

ここでは Google Workspace の各機能の概要を簡単に解説します。

独自ドメインで利用できるメールサービスです。ログイン認証における安全性の高さだけではなく、Google による迷惑メールのフィルタリング機能が高性能なことも有名です。操作性は無償版の Gmail と非常に類似しており、受信したメールの自動振り分け機能や Google の強力な検索エンジンは使いやすく、導入後すぐ活用できるのもメリットと言えるでしょう。

Gmail の画面から、ビデオ通話やチャット機能も直接操作できるほか、その他の機能も「Google アプリ」というアイコンから飛べるようになっています。

「Google Meet」は、ビデオ会議ツールです。上位プランでは組織内外のユーザーが1000人まで参加できる会議や、ドメイン内の10万人までのユーザーが視聴できるライブ配信などの高度な機能も搭載されています。予定されている会議であれば「Google カレンダー」から「Google Meet に参加する」をクリックするだけで入れます。

チャット中に直接話したいとなれば、チャット内でビデオ会議に誘うこともできます。、会話中に他のメンバーを追加する場合も「Google Meet」のURLリンクの共有だけで参加を促せますので、メンバー同士の気軽なコミュニケーションが実現します。

画面共有やバーチャル背景機能、会議の録画機能もあります。音声については電話回線を利用した参加も可能なため、通信環境が悪い場所からでも音声での参加が可能です。

また、文字お越しや Gemini よる自動議事録作成も可能です。

「Google チャット」は、チャットアプリです。グループと個人間の直接のチャットに対応しています。ファイルのやり取りやタスクの共有も可能です。スレッド機能もありますので、業務の内容に合わせてスレッドを変えることもできます。同じドメインの組織内にやりとりを限定することもできますし、他ドメインユーザーとチャットをすることも可能です。

「Google カレンダー」は、スケジュールをさまざまなアプリと連携し管理できるアプリです。メンバー全体の予定や個人の予定を、このアプリ1つで管理できます。会議の招待も容易に行うことができ、招待されたユーザーは出欠可否を理由を添えて登録する事ができます。

同じドメインの組織内、他ドメインを含む特定のユーザーなど様々な範囲で共有設定を行うことができるため、社内外の予定管理にも有効です。

Google Workspace の管理者が事前に設定をしておくことで、会議室や備品などの予約、空き時間チェックもできるのが便利なポイントです。

「Google ドライブ」は、「ドキュメント」「スプレッドシート」「スライド」「フォーム」などのファイルを管理、保存するアプリです。ファイルやフォルダ毎に組織やユーザーに対して権限を付与することができるため、データを安全に管理・共有することができます。

Gmail と同様、Google の強力な検索機能を使うことができるため、目的のファイルをすぐに発見できるのも便利なポイントです。

「Google ドキュメント」は、Word のような文章作成アプリです。権限を付与したユーザー同士で、複数人同時に編集や閲覧ができるので、作業効率を高められます。一般的なドキュメント作成アプリと操作性はかなり近く、Word とも互換性が高いです。

「Google スプレッドシート」は、Excel のような表計算アプリです。Excel との一定の互換性があるので、Excel ファイルをスプレッドシート形式で保存し編集することもできます。使える関数などもかなり近い作りになっていますが、Google スプレッドシート にしかない関数や Excel にしかない関数もいくつか存在しています。

また、スプレッドシートに搭載されている「データ探索」を使うと、AIが表の書式を提案してくれたり、グラフや分析結果を自動で表示してくれます。集計した表のどの部分をグラフ化すべきか悩む時などに便利です。

「Google スライド」は、PowerPoint のようなプレゼンテーションアプリです。「ドキュメント」「スプレッドシート」と同様、共同作業をリアルタイムで行えるので、効率的な作業を可能としています。

テンプレートも複数用意されており、会社概要や提案資料、報告資料など、様々なシーンに合わせてデザインを提案してくれます。

一般的なプレゼンテーションアプリと操作性はかなり近しく、PowerPoint とも一定の互換性があるので、同じように利用でき、相互にファイルを変換することが可能です。 PowerPoint 以外にもPDF、画像として出力することも可能なため、指定のファイル形式にて共有することができます。

「Google フォーム」は、アンケートの作成や管理をするためのアプリです。アンケートの回答データはクリック1つで自動で スプレッドシート に出力できるので、日報やアンケート結果の集計も容易に行えます。Google フォーム には採点機能もありますので、テストのような使い方をすることもできます。

「Google サイト」は、チームのプロジェクトやイベントなど、目的によってWebサイトを作成できるアプリです。つくられたWebサイトはPCやスマートフォン、タブレッドなど、端末に合わせて最適化されます。

ドメインやサーバーをわざわざ用意する必要はなく、HTMLやCSSといった専門の知識も不要なため、誰でもWebサイトを作成できるのがポイントです。

共有設定を行うことでサイトの閲覧制限をかけることができるため、社外向けとしてではなく、社内向けのポータルサイトで利用する企業が多い印象です。

「Google Keep」は、メモアプリです。メモやリストなどをクラウド上で保存でき、他のユーザーに共有することもできます。内容によってラベリングすることができたり、リマインダー設定で通知を受け取れたりするので、期限や約束忘れなどを防ぐためのタスク管理にも役立ちます。

「Google 管理コンソール」は、管理者がユーザーアカウントやアプリの管理などをするツールです。ユーザーの追加やセキュリティ設定も行えます。管理コンソール内で共有範囲の設定などを行うことができるので、情報の管理をユーザーに委ねず、会社として制御することができます。

「Google Vault」は情報ガバナンスと電子情報開示のためのツールです。万が一メンバーやチームに不祥事が起きたときは、Gmail や Google ドライブ など Google Workspace のドメイン内でデータを横断的に検索できます。

訴訟などコンプライアンス対策の機能ですが、アーカイブツールとしても利用が可能で、メンバーが保有する Gmail のメール、Google ドライブ のファイル、Google チャットのメッセージなど、Google Workspace 内でのやり取りは、おおよそ書き出すことができます。

^{※Business Plus、Enterprise Standard、Enterprise Plus、Enterprise Essentials（ドメインの所有権証明済みのもののみ）に含まれます。}

有料版は、組織利用に必要な機能がそろっているという点で無料の Google アプリケーションと異なります。

アップグレードはできません。Google Workspace を契約する場合、企業の独自ドメインと企業情報が必要になるため、新規アカウントの申し込みが必要です。

移行できます。Microsoft などの既存環境から移行するためのツールも提供されているため、スムーズにデータ移行することができます。

機能的には同じものが提供されます。代理店と契約する場合、導入についてのサポートやその他オプションサービスの提供を受けられることがあります。

Google Workspace は、機能が多い分導入や運用で困ることも少なくありません。そんなとき、身近な代理店がいれば良い相談相手となるため、一度は代理店からの契約を検討してみても良いかもしれません。

Google Workspace には主に以下6つのプランが用意されており、料金は以下の通りです。

^{※ドキュメント、スプレッドシート、スライドを含む}

^{※ドキュメント、スプレッドシート、スライドを含む}

「情シスマン」を運営するUSEN Smart Worksは、法人向けに Google Workspace を提供しています。Google Workspace のプレミア パートナーに認定されているほか、2020年には Google Cloud Expansion Partner of the Year - Japan を受賞、2023年には Google Cloud Partner All-stars 2023 に社員3名が選出されるなど、実績も豊富です。

Google Workspace の導入にお困りの方はぜひ一度ご相談ください。