近年、社内サーバーのクラウド化は多くの企業で検討されるようになってきましたが、それはPBXも同様です。

本記事では「クラウドPBX」について詳しく解説します。メリット・デメリットや導入の際に知っておきたい注意点も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

PBXとは「Private Branch Exchange（プライベート・ブランチ・エクスチェンジ）」の略で、「電話交換機」または「構内交換機」と訳されます。簡単にいえば会社内の電話を管理するシステムで、代表番号にかかってきた電話を適切な部署や担当者に振り分けたり、社内の電話機同士で内線通話を実現したりします。

社内に機器を置くタイプのPBXを「オンプレミスのPBX」、置かないタイプを「クラウドPBX」と呼んだりします。

クラウドPBXとは、クラウドサービスとして提供されるPBXです。事業者がデータセンターなどに設置するPBXをインターネット経由で利用するため、自社内に設置する必要がありません。ほかのクラウドサービス同様、サブスクリプション形式での提供が一般的です。

インターネット環境さえあれば場所を選ばず会社の電話番号で発着信が可能で、スマートフォンやPCにも対応していることがほとんどです。リモートワークが普及した現代のビジネスに適したシステムといえるでしょう。

オンプレミスのPBXとクラウドPBXの最大の違いは、機器の設置場所です。オンプレミスのPBXは自社内に設置するのに対し、クラウドPBXは事業者のデータセンターなどに設置されます。そのため、機器の運用負荷は軽減されますが、通話品質がインターネット環境に大きく左右されるのがクラウドPBXの特徴です。

また、オンプレミスのPBXは機器購入などで初期費用が高くなる傾向にありますが、クラウドPBXは初期費用を抑えられます。一方、クラウドPBXはサービス利用料としてランニングコストがかかるため、長期的に見るとオンプレミスのPBXよりも高コストになりがちです。

従来型のPBXに比べて、クラウドPBXには以下のようなメリットがあります。

クラウドPBXは自社内に大がかりな機器を設置する必要がないため、初期投資を大幅に抑えられます。

従来型のPBXのように自社内に機器を設置する場合、機器の保守やメンテナンスが必要になります。一方クラウドPBXは事業者が機器を管理しているため、自社で運用する必要はありません。運用負荷を軽減できるのは大きなメリットでしょう。

クラウドPBXは、インターネット環境さえあれば申し込みから数日程度で利用開始できるサービスもあり、複雑な工事も必要ありません。サービスにもよりますが、電話番号の発番も早いことが多いため、急遽拠点を新設する際などに便利です。

クラウドPBXはメリットばかりではありません。導入の際は以下のデメリットにも注目しましょう。

クラウドPBXは初期費用が低く抑えられる一方で、ランニングコストがかかり続けます。契約にもよりますが、一般的には2〜3年程度でオンプレミスのPBXの初期費用を上回ると言われています。

オプションやユーザー数に応じた料金体系も多く、使いたい機能や従業員の増加に伴ってランニングコストが上がる点には注意しましょう。

クラウドPBXはインターネット経由でPBXにアクセスするため、自社の通信環境によって通話品質が左右されます。

クラウドPBXを導入する場合は、品質の高いインターネット回線を併せて導入するか、物理的に回線を分けることをおすすめします。

通常の場合、クラウドPBXではアナログFAXは利用できません。

変換アダプターを使用するなどの方法もありますが、環境によってはデータの送受信に不具合が起こったり、複合機によってはFAX機能が利用できなかったりするケースもあります。

クラウドPBXを導入しつつFAXを使う場合は、アナログ回線を残したり、インターネットFAXを利用するなどの方法があります。

クラウドPBXを快適に利用するためには、サービス提供事業者が定める推奨動作環境を満たしておく必要があります。特にスマートフォンやPCと連携する場合は、アプリケーションやソフトウェアには細かい推奨動作環境が設定されています。以下の項目は必ず確認しておきましょう。

環境を満たしていないと、アプリケーションやソフトウェアが正常に作動しないなどのリスクが発生します。クラウドPBXはトライアルが可能なサービスも多いため、不安な場合は事前に試してみましょう。