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テレワークの生産性を最大化するクラウドの活用方法とは?
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Asana とは?特徴や機能、他のタスク管理ツールとの違いも解説

著者: 情シスマン
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従業員がサステナブルに働き続けられるよう、多様な働き方に対応する企業が増えています。

以前は多くの従業員が同じ時間に始業し、同じ場所で顔を見合わせながら仕事をするのがスタンダードでしたが、現在は働く場所や時間がバラバラだったりして一律でないことも多くなりました。これにより各従業員のタスク管理やプロジェクトの進捗管理がしづらくなったと感じる企業も少なくありません。

本日、ご紹介する Asana はそんな懸念を解消できる、全世界200ヵ国、約14万社の導入実績を誇る便利ツールです。是非参考にしてみてください。

単なるタスク管理ツールではない「Asana」とは?

Asana とは情報の集約や業務・プロジェクトの進捗などを管理できるタスク管理ツールの一つです。

タスク管理ツールは日本にも多く存在しており、既にそういったツールを活用している企業も多いことでしょう。しかし、Asana は日本法人設立が2019年と、国内参入は後発であったにもかかわらず急激に導入企業を増やしており、この急成長が裏付けるのは Asana が単なるタスク管理ツールではないということです。

Asana を導入するメリット4つ

なぜ多くの企業が Asana を採用するのか、Asana を導入するメリットを4つご紹介します。

直感的操作が可能で簡単

どれほど多機能で便利でも、ユーザーにとって使いやすくなければ社内に浸透しません。

Asana はユーザーのリテラシーの高低にかかわらず、誰でも直感的に操作できるユーザーインタフェース(UI)となっています。導入後に使い方を習得するための研修やマニュアルを用意しなくても使い始めることができます。

個人、チーム、組織単位での管理が可能

Asana は個人のタスク管理ツールに収まらず、プロジェクトの進捗管理にも活用できます。

プロジェクトはメンバーが持つタスクの集合体です。メンバーが抱えるタスクの緊急度や進捗具合などを可視化し、プロジェクトマネージャーやワーキングリーダーはプロジェクト全体がどの程度動いているのかをダッシュボードで確認することができます。

業務・タスクの一元管理と見える化ができる

Asana は同じ組織の中でメンバーの業務を共有できるだけでなく、組織・チームをまたいでプロジェクト進捗を共有することができます。

誰がどの作業に関わっているのか、作業の抜け漏れはないか、納期遅延は起こってないかを一元管理することができます。

連携できるツールが多い

近年、働き方の変化に比例して仕事で活用する業務アプリは急激に増えました。Asana は他の多くのクラウドツールと連携できるのも特徴のひとつです。実に100種類以上のツールと連携が可能ですが、特に Slack や Google Workplace、 Microsoft Teams など、すでに企業で導入されている事が多いコミュニケーションツールと連携しており、別途チャットツールを立ち上げなくてもやり取りできるので効率的です。

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連携できるツールの例

Asanaの機能やできること

Asana は、チームの目標を見据えてプロジェクトや日々のタスクを管理できる、ビジネスの成長を加速させるためのワークマネジメントプラットフォームです。一個人のタスク管理だけに収まらず、組織全体で抱えるプロジェクトを管理できます。

プロジェクト、業務及びタスクの管理

マイタスク機能では、4つの優先度レベルにタスクを分類して表示してくれるため、締め切りが近いタスクを一目で把握できますし、対応漏れが発生するリスクを低減できます。勤務開始後、Asana を開けば今日やらなければいけないことが優先順位と共に確認できるのです。

また受信トレイでは、自分がメンバーとなっているプロジェクトや自分に割り当てられたタスクの更新情報を閲覧することができます。そしてタイムライン機能では、プロジェクト全体の進捗をカレンダーと照らし合わせてガントチャートとして確認できます。

もちろん、同時並行して動いているプロジェクトはひとつとは限りません。ポートフォリオ画面から今進行しているプロジェクト単位で進捗を追うこともできます。

コミュニケーション機能

Asana で見ることができる全てのタスクにはコメント機能が付与されており、タスクについての質問や情報の追加、ファイルの添付などができます。タスクに対するアクセス権を持つ人なら誰でもそのタスクのコメントを見ることができ、宛先を指定してコメントを残すことも可能です。

タスク完了までに生じた障害をいち早く発見し、対応することができるしょう。

ビューやレポート機能

Asana は様々な立場から様々な角度でタスクやプロジェクトを見ることができます。

また一つのプロジェクトのみではなく、プロジェクト横断レポートにて、簡単にチームの正確な現状把握ができ、明確な目標に向けてチームを連携させ、仕事を適切に割り振ることができます。

組織・チームの管理

Asana のように複数のプロジェクト進行を一元管理できるツールがあると、各メンバーが今抱えているタスクの量を逐一把握することができます。

一部のメンバーに業務量が偏っていないかどうかや各メンバーの能力(業務スピードや質)を鑑みる材料にもなるため、チームの生産性を研磨していくための適切なマネジメントを補助するヒントが収集できます。

Asana と他ツールの比較

Asana は検索機能も優秀で、多くの検索パラメーターが用意されています。送信されたものが何だったか思い出せなくても、コラボレーターや作成日、関連するプロジェクトをもとに検索が可能であり、より高度な検索では覚えているパラメーターを使って検索結果の範囲を絞り込めるので、簡単に探し物を見つけ出せます。

Asana のようなプロジェクト管理ツールは、他にも Backlog や Notion、Redmine など、数多く存在します。個人のタスク管理として有効だったり、複数のプロジェクトを横断して各メンバーの業務を把握することができたり、多くのクラウドサービスと連携できたり、予備知識を必要としないUIであるなど、優位性が多くあります。その代わりそこまで高度な機能を要さない場合、高額なツールを導入する必要はありません。費用対効果をよく考えて導入を検討するべきでしょう。

Asana 費用やプランの選び方

Asana の1ユーザー当たりの費用はプランによって異なり、Premium(1,200円/月 or 14,400円/年)、Business(2,700円/月 or 32,400円/年)、Enterprise(個別見積)となっています。

また15人以下のチームや、個人のタスクを管理するレベルであればBasic(無料)も用意されています。ただしプロジェクト管理に必要なタイムラインやポートフォリオなどの機能はついていませんので、企業が導入する場合はPremium以上を推奨します。

Premiumでは、組織でタスク進捗を共有しつつ、特定のプロジェクトを非公開にして運用するなど機密性や利用できる機能数が上がり、利用人数制限がなくなります。

Businessになると、組織で複数のチームや複数のプロジェクトを包括的に管理することができるようになります。また外部アプリとの連携も可能になりますので、より組織の生産効率を上げることができるでしょう。

Enterpriseは、全社的に Asana を導入するなど、自社のセキュリティポリシーに則した高度なセキュリティや柔軟なユーザビリティを求められる場合に有効です。

プロジェクト管理

Premium

Business

Enterprise

タイムライン

無料ゲスト数無制限

フォーム

ポートフォリオ

-

カスタムルールビルダー

-

承認リクエスト

-

SAML

-

-

カスタムブランディング

-

-

優先サポート

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-

summaryまとめ

Asana は、プロジェクト遂行に必要な各所との調整を「仕事の為の仕事」と定義し、それに割く時間を軽減し、本来やらなければならない「仕事」に注力できるよう支援するツールです。

また近年のテレワークという働き方において、自組織の他のメンバーが何の仕事をしているか分からない、部下がどのくらいのタスクを抱えているか見えにくい、という問題も解決できる便利なサービスです。

いつでも、どこでも、誰もが効率的に働けるような、サステナブルな企業に一歩近づくのに必要不可欠かもしれません。

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