ネットの脅威を駆逐せよ！ ～スパムメールとシャドーIT対策～

“これからのビジネスはインターネットだ”という代表の号令のもと、2001年に手探りで印刷通販事業を始めて早20年。多くのお客様に支えられ、今では会員数80万人を越える一大事業にまで発展させて頂きました。印刷通販ビジネスは、ご存じの通り今では群雄割拠ですが、高品質と用紙や加工の選択肢の多さで、アマチュアからプロフェッショナルまで、幅広いユーザ様にご定評を頂き、様々な叱咤激励を糧とし、進化し続けて現在のグラフィックがあります。これからも高品質でリーズナブルな印刷はもちろん、より新しいサービスを提供していくことも使命だと考えて印刷通販事業に邁進しています。最近ではウェブ上でデザインから印刷までをコンプリート頂けるワンストップサービスの“スマプリ®デザイン”で新しい風を吹かせています。

高品質、リーズナブルと来れば、次にオンラインサービスに求められるのは“スピード”です。ユーザ様に快適な印刷通販サービスを提供するためには、高速で安定したインフラが必要です。印刷製品をより速くユーザ様へお届けするには、データが手元にあること、つまりクラウドよりオンプレミス環境で作業することにメリットがあります。この命題のおかげで、社内のサーバであらゆるサービスをまかなえるスキル、ノウハウが身に着きましたが、逆にこれが仇となり、IaaSやSaaSといったクラウドを利用する機会にあまり恵まれてはいませんでした。

メールとビジネスチャットは近年SaaSを導入することに成功し、クラウドとの距離も少し縮まりましたが、その弊害とも言える“スパムメール”と“シャドーIT”に悩まされました。永らくインターネットでビジネスをさせていただくと、オールドドメインのメールアドレスには、容赦なくスパムメールが届きます。またインターネットのサービスに馴れてくると、サービスの良否判断が無いままに社外のサービスを導入してしまうスタッフが現れます。シャドーITですね。折しも公的機関でシャドーIT利用による情報漏出が、巷で問題視されていた時期なので、全社的な対策が要求されました。
この業務を圧迫しセキュリティ上の脅威となり得るスパムメールと、データセキュリティを脅かすシャドーIT。これらがネット上の二大脅威として解決すべき課題となりました。

Google Workspace を取り扱う取引ベンダーさんの中でもUSENさんを選んだことには理由があります。ネットワーク回線の提供を通じた10年以上のお付き合いもさることながら、本件では長期にわたり当社にとって Google Workspace の導入がいかに効果的かつ効率的かを検討し、最適な導入プランを Google さんとともに親身にご提案頂いたことです。
サブスクリプションへの出費には、まだまだ抵抗はありますが、前回のビジネスチャットツール導入の際も、今回の Google Workspace 検討でも、メーカーさんを巻き込んで様々な課題を解決いただいたおかげで導入に至ることができました。USENの営業さんは対応が丁寧で、最適な距離感でのお付き合いができます。信頼感がありますし、当社が何を求めているか、導入可能な条件は何か、などを熟知していただいているおかげで、今回も安心して「やはりUSENさんにお願いしよう」と決めました。 導入後のサポートにも期待は高まるばかりです。

導入から本格稼働まで1ヵ月というタイトなスケジュールでしたが、期待通りのサポートのおかげでスムーズに運用を開始できました。そして当初の課題であったスパムメール問題に関しては、初月に手応えを感じることができました。毎日数100件のスパムメールが届いていたメールアドレスのユーザから、10件程度まで激減したという報告もあり、大げさでは無く大幅な改善が確認されました。

またシャドーITに関しても、表計算ソフトを公式アカウントへ移行することができ、社員のセキュリティリテラシー向上の一助としても貢献しました。今回導入させて頂いた Google Workspace のプランでは、5,000TBのドライブ容量が利用可能です。大容量クラウドストレージとしての活用が、社内各処で大いに期待されています。

社内では、今回の Google Workspace 導入に対し「容量の心配がない」「公式アカウントで安心」「スパムメールの仕分けから解放された」などの前向きな意見が聞こえてきます。しかしまだまだ Google Workspace の機能をすべて使いこなしているわけではありません。公開設定など一つ間違うと事故を起こす要素もありますので、無理せず少しずつ社内のリテラシーを高め、より一層安全に活用できるように取り組んでいこうと考えています。

^{※本導入事例に記載されている内容は2022年12月現在のものです。}