メール誤送信防止ツールは当たり前のような存在、無くてはならないもの

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株式会社ビースタイル ホールディングス 様
人材派遣、求人サイトの運営など
会社名
株式会社ビースタイル ホールディングス
設立
2002年7月5日
代表者
代表取締役社長 三原 邦彦 取締役会長 増村 一郎(日本人材派遣協会理事)
本社所在地
〒160-0022 東京都新宿区新宿2-3-10 新宿御苑ビル6F(南新宿支社)
資本金
86,405,000円
従業員数
516名(パート含む)(2019年7月1日時点)

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プロフィール

主軸となる2つの理念「best basic style ~時代に合わせた価値を創造する~」という企業理念と「四方善 かかわるすべての人と、しあわせに。」という経営理念

2002年7月の創業以来、主婦の就職支援事業をはじめ、活躍の機会を得られずに埋もれていた優秀な人材に働く機会を提供してきました。現在も主軸は変わらず、人材派遣、人材紹介を中心としながらも、時代に合わせた価値を創造すべく、現在はRPA領域にも進出し専門のエンジニアを採用してサービス提供を行っております。そしてビースタイルにかかわるすべての人と共に幸せになる理念達成の為に歩んでおります。

課題や背景

メール誤送信防止ツールを検討しはじめたきっかけは?

私は導入時の担当ではないのですが、聞いているところでは誤送信防止の機能というよりも自動圧縮の方がメインでした。また、業態として大量の個人情報を扱っていることに加えて、Pマークを取得している関係上、外部メール送信にお けるセキュリティサービスは必要不可欠という事で、両者を叶えるツールの導入を検討しておりました。そこで、メール誤送信防止も同時に行えて、自動圧縮も行ってくれるメール誤送信防止サービスの導入を進めたと伺っております。

やはり、添付ファイルにパスワードをつけるというルールがあってもそれを社員に徹底させるのが難しい、そして管理者側で徹底されているかどうかも追えない。そこで確実な手法と、可視化させるという事を考えてメール誤送信防止サー ビスを導入することになりました。

成果

メール誤送信防止ツールを入れてからの変化は?

body

実は以前、個人情報漏洩事故が起こったことがあり、それもあって外部にメールを送信する時には添付ファイルにパスワードを設定する事が社内ルールとして定められました。しかし、社員数が増えるに連れて事故の可能性は高まるため、従業員任せの仕組みから自動暗号化へと変革できるメール誤送信防止の導入に動いた形になります。実際に導入の前と後では、メールが原因の事故は大幅に減りました。それ以前は一斉送信のメールの宛名をBCCに入れずにCCに入れてしまう、といったケースが起こることがございましたので、それを防げたときはシステムの利便性を感じます。

導入から活用の流れ

メール誤送信防止ツールは当たり前のような存在、無くてはならないもの

実際、何かシステムを導入していて暗号化や保留がされているという意識をしなくても良いというのも大きなポイントの一つです。それだけ馴染んでいるというか、空気みたいなものですね。あって当たり前の物になっています。暗号化の広報や、教育を簡略化できるという点でも工数削減に一役買っています。何もしなくても、自動化されているので100%全員ができるというのは大きいですね。

今後の展望

今後について

現在利用している一時保留、添付ファイルの自動暗号化に加えて、新入社員などの一部従業員を対象とした上長承認機能の適用であったり、第三者PlayBack機能(TOやCCに入れた社内メンバーが送信者に代わって送信メールを取り消す機能)を活用し、よりセキュアな環境を実現できるよう検討を続けたいと思います。

※本導入事例に記載されている内容は2020年3月現在のものです。

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